Šta je upravljanje projektima?
Da bi smo definisali upravljanje projektima, potrebno je prvo definisati šta je projekat. Sve što ima početak, završetak i donosi rezultat je projekat. Stoga je upravljanje projektima metoda kojom se projekat planira, prati, kontroliše i izvještava – drugim riječima, upravlja.
Upravljanje projektima je pojam koji pokriva brojne srodne discipline, poput planiranja, raspoređivanja, upravljanja zadacima, upravljanja resursima, upravljanja rizicima i još mnogo toga. Osoba koja je odgovorna za nadgledanje projekta je voditelj projekta ili projekt menadžer. Oni razvijaju plan koji treba da ispuni očekivanja dionika i okuplja projektni tim. Projekt menadžer (voditelj projekta) zatim nadgleda i kontroliše izvršenje projekta dok se ne proizvede kvalitetan rezultat. To se često radi uz pomoć softvera za upravljanje projektima.
Što je softver za upravljanje projektima?
Softver za upravljanje projektima je platforma koja pomaže menadžerima u planiranju, praćenju i izvještavanju o projektima. Korištenjem softvera za upravljanje projektima timovi mogu jednostavno da upravljaju svojim radom i sarađuju. Dobar softver za upravljanje projektima osnažuje projektne timove, tako da mogu upravljati svim detaljima koji čine uspješan projekat.
Ako vam je potrebna pomoć u upravljanju vašim projektima i tražite bolji način za upravljanje zadacima i timovima, iskoristite besplatnu probnu verziju kendomanager.com već danas. Naš softver za upravljanje projektima ima čitav niz alata kao što su Gantt chart, kanban tabla i nadzorne ploče, tako da se projekti mogu bez problema pratiti i dovršiti na vrijeme i u okviru proračuna.
Životni ciklus i upravljanje projektima
Budući da projekti imaju početak, sredinu i kraj, svi oni prolaze kroz 5 ključnih projektnih faza. Ako uspijete shvatiti ovih pet faza, tada ćete dobro razumjeti što je upravljanje projektima.
Pet faza je opisano u nastavku.
Iniciranje ili pokretanje projekta
Ovo je početak vašeg projekta. Ova faza obično kreće sa analiziranjem nekog poslovnog slučaja. U njoj razvijate ideju i sastavljate charter projekta, dokument koji tačno određuje što će projekat pružiti i kako ćete tamo doći. Ukoliko treba obaviti testiranje izvodljivosti, ovo je faza projekta u kojem će to biti završeno. Ova faza projekta kulminira sastankom na kojem okupljate tim, dionike i druge relevantne strane kako biste definisali ciljeve projekta, raspored i procese poput komunikacije i lanca komunikacije.
Planiranje
Sljedeća je faza u kojoj planirate posao raščlanjivanjem na manje dijelove i procjenom koliko će vremena trajati. Rezultat ovoga je vaš projektni plan, koji se često prikazuje koristeći Gantogram koji predstavlja redoslijed zadataka i njihovu međusobnu zavisnost. To vam daje putokaz za rad dok projekt ne dođe do završetka.
Izvršenje
O ovoj fazi se događa glavnina posla. Sad kad imate plan projekta, možete ga izvršiti. Usput ćete nadzirati i kontrolisati rad kako biste bili sigurni da ostajete na putu u smislu proračuna, rasporeda i kvalitetnih performansi. Također ćete raditi na prepoznavanju i ublažavanju rizika, rješavanju problema i implementiranju svih promjena. Glavnina posla projekt menadžera (voditelja projekta) događa se u ovoj fazi.
Zatvaranje
Rad na projektu treba pažljivo zatvoriti kako bi se maksimalno iskoristili postignuti rezultati i osigurao prenos stečenog iskustva na timove koji će imati koristi. U ovoj fazi dobit ćete feadback od korisnika za završeni posao, završiti sve papire i izvještaje i predati sve poslove drugom timu, poput tima za upravljanje operacijama.
Kako upravljati projektima: Vodič korak po korak
Životni ciklus projekta predstavlja termin u projektnom menadžmentu koji opisuje tehnike koje omogućuju voditelju projekta da podijeli projekat u nekoliko faza. U praksi u većini situacija, projekat ima više od pet ključnih koraka u realizaciji projekta.
Da biste upravljali projektima bez problema, preporuka je da slijedite sljedeće korake:
Faze pokretanja
Dokumentacija
Svaki projekat ima dokumentaciju koju je potrebno dovršiti prije nego što se projekat može ozbiljno pokrenuti. Na primjer, postoji slučajevi u praksi, koji navode razloge zašto je projekat potreban i koliki će biti povrat ulaganja. Bitnu ulogu u procjeni ima studija izvodljivosti na osnovu koje se utvrđuje da li je projekat uopšte moguć s obzirom na resurse organizacije.
Uzimajući u obzir količinu papira koja je potrebna prije izvođenja projekta, sve dokumente koje ćete prikupiti tokom projekta i potrebu da na kraju sve arhivirate nakon što zatvorite projekat, ključno je imati softver za upravljanje projektima koji može prikupiti sve te datoteke i učiniti ih lako dostupnima.
Okupite projektni tim
Za realizaciju bilo kojeg projekta potrebni su vam resursi za njegovo izvršavanje. Prije nego što napravite raspored projekata, potrebno je stvoriti projektni tim sa određenim vještinama i iskustvom koje projekt zahtijeva. To uključuje izradu opisa poslova, koji je cilj i koje će biti njihove odgovornosti u projektu. Sve ove informacije kasnije možete staviti u svoj softver za upravljanje projektima.
Kancelarija za upravljanje projektima
Kancelarija za upravljanje projektima je fizički prostor koji je obično postavljen za voditelja projekta odnosno projekt menadžera. Utvrđivanje lokacije gdje će to biti smještena kancelarija, dio je početne faze projekta. U ovom će se prostoru nalaziti ne samo voditelj projekta (projekt menadžer), već i svo pomoćno osoblje. Dakle, treba uspostaviti infrastrukturu za kancelariju za upravljanje projektima, što uključuje posjedovanje softvera za upravljanje projektima kao što je Kendo Manager i svu potrebnu opremu za projekat.
Faza planiranja
Kreiranje liste aktivnosti
Radni zadaci ili aktivnosti su manji poslovi koji se grade do konačne isporuke u projektu. U osnovi su to mikro projekti. Popis zadataka (aktivnosti) ili WBS razvijate stavljanjem konačnog projekta na vrh a struktura raščlanjivanja rada, koja je dijagram stabla koji vam pomaže mapirati put do završetka projekta bez propuštanja vitalnih koraka na tom putu.
U ovom trenutku imate popis aktivnosti odnosno zadataka i možete postaviti prioritete, tako da zadaci mogu biti filtrirani po visokom, niskom ili srednjem prioritetu.
Napravite proračun projekta
Zadaci koštaju. Oni zahtijevaju od članova tima izvršenje i angažovanje drugih resursa, koji mogu uključivati materijale, alate itd. Proračun je put ka tome procijeniti troškove projekta.
Nakon što imate planirani proračun, možete ga dodati na kendomanager.com, a zatim ga možete uporediti sa stvarnim troškovima vaših resursa dok izvršavate projekat. Dalje se ti podaci preusmjeravaju na izvještaje i kontrolnu ploču u stvarnom vremenu, tako da nikada nećete biti nespremni ako troškovi narastu.
Plan upravljanja rizikom
Nema projekta bez rizika. Nekad se stvari jednostavno dogode, uvijek postoje promjene, neke su pod vašom kontrolom, a druge izvan nje. Prije početka projekta morate pokušati prepoznati rizike i imati plan upravljanja rizikom, njihovo praćenje i brzi odgovor na njih.
Komunikacijski plan
Dobra komunikacija znači uspješan projekat. Ako imate jasan i uspostavljeni plan komunikacije, znači da ste ciljali ljude koji trebaju biti informisani, koji nivo informacija trebaju, učestalost i kako će ih dobiti.
Izrada rasporeda projekata
Gantogram je preferirana metoda koju koriste voditelji projekata za planiranje svojih projekata zbog načina na koji su postavljeni. Gant čart je grafički prikaz poput proračunskih tablica koja ima i vremensku crtu. Gant ne samo da prikazuje sve vaše zadatke, već se ti zadaci također prikazuju i kroz vremensku liniju, tako da možete vizuelno na prvi pogled vidjeti cijeli projekat.
Neki zadaci zavise od drugih zadataka prije nego što mogu se mogu pokrenuti ili završiti se. Zadaci takođe mogu biti zavisni i o zadacima koji mogu stvoriti uska grla kasnije u projektu. Povezujući zadatke na vašem gantogramu, imate priliku da da izbjegnete usporavanje samog rasporeda zadataka zbog nepredviđenih okolnosti. Projekti se također mogu podijeliti prema ključnim događajima koji su prikazani određenim simbolima, koji označavaju kraj jedne faze i početak sljedeće.
Dodjeljivanje zadataka
Zadaci su samo ideje dok se ne dodjele članu tima za izvršenje. Sva priprema koju ste uložili u planiranje zavise o tome da timu dodijelite taj zadatak, tako da oni mogu raditi ono za što su angažovani.
Faza izvršenja
Upravljanje zadacima
Da biste bili sigurni da je zadatak pravilno izveden, njime se treba upravljati u svakom koraku, od planiranja do završetka. To uključuje praćenje i izvještavanje kako bi se osiguralo da se zadatak izvršava u vremenskom okviru koji je planiran rasporedom. Voditelji projekata i članovi tima trebaju upravljati svojim zadacima. Liste zadataka (aktivnosti) i kanban ploče dva su popularna alata za upravljanje zadacima na projektu.
Upravljanje vremenom
Jednom kad isplanirate raspored, morate ga nadgledati tokom izvršenja projekta kako biste bili sigurni da se sve odvija po planu. Efikasno upravljanje vremenom znači veću produktivnost. Na samom početku ste sebi postavili ciljeve, prioritete i rokove, sada kako se izvršavaju projektni zadaci, presudno je da pazite da se ti datumi podudaraju s vašim rasporedom.
Upravljanje troškovima
Prilikom planiranja rasporeda, isplanirali ste i proračun projekta. Ali to ne znači da je vaš posao završen. Svako ko vodi kućni budžet ili se bavi finansijama, zna da novac ima tendenciju nestajanja. Morate neprekidno kontrolisati troškove projekta i zadržati ih u okviru dogovorenog proračuna.
Vaš proračun je osnovna vrijednost pomoću koje ćete mjeriti vašu stvarnu potrošnju tokom projekta. Postoji nekoliko načina za praćenje stvarnih troškova. Postoji Kendo Manager softver za upravljanje projektima, koji vam pruža mogućnost praćenja koliko zapravo trošite i dobivene podatke možete uporediti s proračunom.
Upravljanje kvalitetom
Možete isporučiti svoje rezultate na vrijeme i u okviru proračuna, ali ako kvalitet nedostaje, projekat nije uspješan. Iz tog razloga morate biti sigurni da ispunjavate sve zahtjeve kvalitete koje su postavili vaši dionici (engl. stakeholders) u projektu.
Kada izvršavate projekat, održavati kvalitet isporuke znači imati alate poput kendomanager.com za praćenje procesa. Naše kontrolne table (kontrolna tabla projekta, Lična kontrolna tabla i Dojo portfolio kontrolna tabla) nude vam neophodne mjerne podatake za praćenje u stvarnom vremenu, stoga kad se pojavi problem, možete ga brzo uhvatiti i brzo riješiti kako biste održali kvalitetu svoje isporuke.
Upravljanje promjenama
Generalno, upravljanje promjenama je postupak za poboljšanje poslovnih procesa, za raspodjelu proračuna i poslovanja u organizaciji. Međutim, kada se primjenjuje na upravljanje projektom, fokus se sužava na sam projekat i kontroliše promjene u opsegu tokom faze izvršenja.
Upravljanje nabavkama
Malo je projekata koji se mogu izvesti bez kupovine, najma ili ugovora s vanjskim resursima. Taj postupak se naziva nabavka. Upravljanje raznim odnosima s dobavljačima se naziva upravljanje nabavkama.
Upravljanje resursima
Resursi su sve što vam treba za izvršenje projekta. To uključuje vaš tim, zalihe, opremu, materijale itd. Uključuje uloge i odgovornosti tima, što će im trebati i gdje će raditi.
Saradnja
Jednom kada krene realizacija projekta, članovi tima moraju imati alate za zajednički rad kako bi mogli ostati u bliskoj komunikaciji. To dovodi do veće produktivnosti i saradnje koja se može olakšati ako se koriste alati koji povezuju članove tima, bilo da su u istom uredu ili rade na daljinu.
Nadzor i kontrola
Tokom izvršavanja projekta, neprestano nadgledajtte njegov napredak iz svih uglova i trudite se da kontrolišete postupak kako biste održali raspored i proračun vašeg projektnog plana. Ovu tehniku možemo sažeti kao stalnu provjeru realizacije vašeg projekta u odnosu na planiranu izvedbu. Kad se pojave anomalije, brzo ih identifikujte i popravite kako biste zadržali kontrolu nad vašim projektom.
Kontrole projekata su mnogobrojne:
- projektna strategija,
- metodologija,
- upravljanje rizikom,
- kvaliteta i resursi,
- su sam od nekih.
Izvještavanje
Izvještavanje ima dvostruki uticaj na projekat. Jedan je taj što omogućava voditeljima projekata da prate napredak, a drugi pruža podatke dionicima (engl. stakeholders) tokom prezentacija koji ih drže u toku sa realizacijom projekta. Izvještaji o projektu mogu se razlikovati od napretka zadataka do odstupanja i troškova.
U Kendo postoje izvještaji o statusu projekata i portfelja, listi aktivnosti , rasporedu resursa i raspodjela zaduženja. Možete pratiti i troškove. Svi izvještaje mogu štampati i kreirati u wordu, excelu ili pdf-u.
Zatvaranje projekta
Faza prenosa
Vaš projekt je stvaranje novog produkta. To označava kraj izvršenja projekta i početak zatvaranja projekta. Iz tog razloga potrebno je da provjerite jesu li svi isporučeni proizvodi identifikovani, dovršeni i predani odgovarajućoj strani.
Potvrdite završetak
Projekt nije gotov dok svi ne potvrde. Morate dobiti potvrdu svih dionika, klijenata, čak i tima. To znači odjave kako ne bi došlo do zabune i zahtjeva za promjenom na projektu u zadnji trenutak.
Ti se dokumenti za odjavu mogu dodati na kendomanager.com, bilo u odjeljku dokumenti ili priložiti u odgovarajućem zadatku (aktivnosti). Sada imate digitalni dokumentaciju kako biste bili sigurni da se svi slažu.
Pregled dokumentacije
Obično je voditelj projekta (projekt menadžer) odgovoran za pregled svih ugovora i dokumentacije kako bi bio siguran da je sve u redu i da je potpisano. Ponekad u većim organizacijama postoji osoba koja je administrator (menadžer) za ovaj posao.
Oslobađanje resursa
Prije nego što se projekt stvarno dovrši, morate službeno razriješiti tim, sve ugovorne radnike, najmove itd. Potrebno je da imate uspostavljen postupak za obavještavanje i osiguravanje da svi učesnici na projektu budu plaćeni.
Post-mortem
Post-mortem je kada pogledate gotov projekat i izdvojite postupak kako biste zabilježili što je uspjelo, a što nije. Ovo je izvrstan način da ponovite uspjehe i popravite pogreške za sljedeći projekat. Također, ne zaboravite proslaviti sa svojim timom. Oni to zaslužuju.
Upravljanje projektima i trostruko ograničenje
Nijedan vodič za upravljanje projektima ne bi bio potpun bez spominjanja trostrukog ograničenja. Trostruko ograničenje u upravljanju projektima odnosi se na vrijeme, opseg projekta i troškove. Vrijeme je vaš raspored, opseg su zadaci (aktivnosti) potrebni za postizanje ciljeva projekta i trošak financijskih sredstava ili proračuna projekta.
Možete vidjeti koliko je to važno za bilo koji projekat. Tri tačke ovog trokuta uvijek utiču jedna na drugu. Ako pretrpite neuspjeh u vremenu, morat ćete prilagoditi opseg ili trošak. Isto vrijedi i za ostale točke.
Uspjeh bilo kojeg projekta počiva na ova tri stuba. Iako upravljanje trostrukim ograničenjem ne osigurava uspješan projekat, u igri su mnogi drugi faktori, ali to su tri osnovna stuba kojima se mora upravljati, inače će biti problema prilikom realizacije projekta.
Softver za upravljanje projektima
Danas je svijet mnogo drugačiji nego kada je živio Henry Gantt, gdje su rasporedi projekata izrađivali ručno. Od tada su se sofveri za upravljanje projektima značajno razvili.
Softver za upravljanje projektima je danas u različitim varijantama (self-host i On-premise) a koje će vam pomoći u upravljanju projektima.
Gantt Chart
Današnji gantogrami su interaktivni i saradnički, ali su zadržali svoju osnovnu strukturu, a to je proračunska tablica s lijeve strane i vremenska crta s desne strane. Zadaci u gantogramu su navedeni s lijeve strane i popunjavaju vremensku traku, a statusna se traka proteže od datuma početka do datuma završetka. Koriste se za planiranje i raspoređivanje projekata.
Ali postoji mnogo više što gantogram može učiniti, kao što je Kendo Manager mrežni gantogram, koji vam omogućuje postavljanje prekretnica, dodjeljivanje i povezivanje zavisnih zadataka. Uređivanje se lako vrši povlačenjem i ispuštanjem.
Kontrolna tabla
U osnovi kontrolna tabla predstavlja kompilaciju podataka o projektu, poput proračuna, statusa zadatka, opterećenja tima i ukupnog statusa plana. Pruža pogled na projekat na visokom nivou i prikazuje njegov napredak koji je mapiran u nekoliko mjernih podataka.
Kontrolna tabla je idealan alat za informisanje dionika o projektu, jer obično ne žele ulaziti u sitne detalje.
Lista zadataka
Alati za upravljanje projektima koriste se za upravljanje zadacima, njihovo dodjeljivanje i praćenje toka projekta kako bi bili sigurni da ispunjavaju zahtjeve projektnog rasporeda. Dobar softver za upravljanje projektima dat će timovima veću kontrolu nad svojim zadacima, a menadžerima više transparentnosti u procesu.
Softver za upravljanje projektima kao što je Kendomanager.com omogućuje timovima da vide svoje zadatke i samo svoje zadatke na ličnoj kontrolnoj tabli. Tada mogu nadgledati svoje nadolazeće zadatke, ažurirati zadatke dok ih dovršavaju i po potrebi slati poruke ili ostavljati komentare vođi tima. Kendomanager.com potiče saradnju u timu, bilo da rade u istoj kancelariji ili na daljinu, tako da mogu produktivnije surađivati.
Kalendar projekta
Projektni kalendar je praktičan način za praćenje rokova i drugih važnih prekretnica u projektu. On je povezan sa rasporedom projekata i njegovim vremenskim rasporedom.
Kanban tabla
Kanban je vizualni alat za praćenje aktivnosti na projektu koji je se prvobitno koristio u proizvodnji. To znači da je rad spreman samo kad su resursi i kapaciteti za to spremni.
Kanban se sastoji od ploče sa kolonama koji predstavljaju proizvodni ciklus i kartica ispod onih stupaca koji predstavljaju zadatke. Karte se zatim premještaju iz kolone u kolonu kako je posao zakazan, izveden i završen. Kanban osigurava transparentnost i drži timove usredotočene na posao koji je pri ruci.
Alati za praćenje opterećenja na projektima
Opterećenje je dodijeljena količina posla. Ponekad je opterećenje loše raspoređeno, pri čemu neki preuzimaju najveći teret, a drugi ostaju relativno besposleni. Takvo stanje dovodi do neuravnoteženog opterećenja. Kada se dodjeljuju i kada se izvršavaju zadaci, važno je znati za koliki je obim posla odgovoran svaki član tima.
Kendo Manager to rješava svojom Dojo stranicom koja prikazuje sve aktivne procese u realnom vremenu.
Softver za upravljanje resursima
Resursi su sve što vam treba za projekat. To znači, alate, opremu, zalihe, pa čak i ljude. Upravljanje resursima i njihova dostupnost po potrebi je važan segment na svakom projektu. Posebno je važno kada se radi o vanjskim dobavljačima. Iz tog razloga je potreban vam je alat koji prati resurse, koliko koštaju i kada će vam trebati u projektu, a zatim sve to uskladiti za rad s vašim planom projekta.
Pregled radnog vremena
Praćenje radnog vremena članova tima ili izvođača dio je odgovornosti projekt menadžera odnosno voditelja projekta. Projekt menadžerima je potreban alat koji može pratiti radno vrijeme, a zatim ih predati na odobrenje kako bi bili sigurni da su svi plaćeni na vrijeme i za posao koji su obavili.
Alati za komunikaciju na projektu
Efikasna komunikacija znači zajednički rad i veću efikasnost i produktivnost. Može biti dovoljno teško kad su svi u istoj sobi, a posebno kad se članovi tima nalaze u različitim vremenskim zonama.
Bez obzira ima li vaš tim puno udaljenih radnika ili vanjskih klijenata ili je uglavnom interni, korištenje alata za saradnju može drastično smanjiti vrijeme i pomaže u održavanju vitalne projektne komunikacije s projektom. To može biti posebno korisno kada radite post-mortem projekta ili kada jednostavno tražite ključne projektne dokumente i vodite razgovore o većem projektu.
Kendomanager.com olakšava saradnju uz pomoć bitnih opcija poput dijeljenja dokumenata i komentarisanja.
Uloge u upravljanju projektima
Projekti nisu samo alati i faze: projekte omogućuju ljudi. Ti ljudi moraju obavljati određene poslove. Projekat najbolje funkcioniše kad su te uloge dobro definisane. Iako postoje metode upravljanja projektom koje omogućuju veću fluidnost, ovo su glavne uloge u projektu:
Sponzor projekta
Ovo je osoba odgovorna za ishod projekta. Sponzori projekta su često stariji menadžeri koji je smislio ideju za projekat i njegov će tim dobiti korist. Na primjer, direktor prodaje sponzorisao bi projekat uvođenja novog alata za internet prodaju.
U konačnici predstavljaju kupca projekta. Zavisno od organizacije, mogu postojati različiti nivoi sponzora projekata, kao što je npr. izvršni sponzor projekta.
Voditelj projekta (projekt menadžer)
Ovo je osoba koja je odgovorna za vođenje tima i organizaciju rada. U formalnijim, strukturiranijim organizacijama i na većim, složenijim projektima voditelj projekta obično je sertifikovan odgovarajućim sertifikatom kao što je PMI Sertifikat.
U neformalnim organizacijama od voditelja projekta ne zahtijeva se sertifikat. Voditelji projekata odgovorni su za planiranje, praćenje i izvještavanje o projektu, uključujući planiranje resursa, procjenu troškova i još mnogo toga.
Dobavljač
Netko radi posao, a to bi mogao biti interni dobavljač, poput razvojnog tima ili vanjskog izvođača. Dobavljača u projektnom timu predstavlja glavna kontakt osoba koja bi mogla biti njihov tehnički stručnjak, voditelj računa ili voditelj projekta.
Član tima
Ovo je osoba koja ima zadatak izvršiti dio projekta. Članovi tima su vješti profesionalci koji rade na doprinosu cilju projekta.
Zadatak im je dovršiti isporučene rezultate i sarađivati s korisnikom kako bi shvatili koje su njihove poslovne potrebe i kako ih ispuniti. Često imaju zadatak i dokumentovati postupak.
Dionik (stakeholder)
Ovo je osoba ili grupa koja ima lični interes ili „udio“ u projektu. To može biti unutrašna grupa ili agencija u organizaciji ili može biti široka javnost za projekat javnih radova.
Voditelj projekta obično radi na saopštavanju projekta dionicima tokom životnog ciklusa projekta i traži povratne informacije o isporučenim rezultatima i realizaciji, istovremeno upravljajući njihovim očekivanjima.
Klijenti
Ovo je grupa ili osoba za koju se isporučuje projekat ili ključna komponenta projekta.
Upravljanje projektima: Procesi
Uloge u upravljanju projektima su ljudi koji upravljaju procesima. Iako smo se ranije dotakli ove teme, ona zaslužuje veću pozornost. Procesi podupiru životni ciklus i pomažu vam u pomicanju djela kroz životni ciklus dok se cilj ne postigne.
Upravljanje projektima se odvija kroz procese. Procesi koji se pojavljuju uvijek iznova su:
- Upravljanje rizikom: Postupak upravljanja rizikom pomaže vam prepoznati što bi se moglo dogoditi da vaš projekat izbaci iz takta, a zatim definisati odgovor tako da imate pripremljene planove za nepredviđene situacije.To se obično radi na većim projektima, a ne na manjim. Iako bi čak i za male timove bila potrebna odgovarajuća sihronizacija s timom koja bi pomogla identifikovati potencijalne probleme u planu. Na ovaj način bi se zaštitili od neočekivanog i imali planove djelovanja u slučaju da se desi nepredviđena situacija.
- Upravljanje problemima: Problem je problem koji se dogodio (različit od rizika, jer se to još nije dogodilo). Upravljanje problemima je način na koji rješavate probleme kada se pojave na vašem projektu. U projektu vrijedi razmisliti na koji način će se preduzeti radnje za rješavanje problema jer velika je vrjerovatnoća da će se problemi dešavati tokom realizacije projekta.
Upravljanje problemima obuhvata procese kao što su: koga treba obavijestiti, kako donosite odluke o tome što dalje i tko je ovlašten za preduzimanje radnji za rješavanje problema. - Upravljanje promjenama: Svaki projekat ima promjene. Ponekad je to zato što cilj u početku nije bio posebno dobro definisan. Ili zato što se poslovna strategija promijenila i projekat treba ažurirati u skladu s tim. Postupak promjene pomaže vam da ih ugradite u svoj projektni plan uz najmanje problema.
- Upravljanje nabavkom: Mnogi projekti uključuju rad s dobavljačima, a obično postoji postupak oko sklapanja ugovora i ugovaranja s njima, tako da svi znaju što mogu očekivati i što dobivate za svoj novac.
- Komunikacije: Da, komunikacija je proces! Morate prepoznati tko treba dobiti koju poruku kada i koji je način komunikacije najprikladniji. U tome će vam pomoći plan komunikacije.Plan komunikacije će vam pomoći da na najbrži i najučinkovitiji način budete u toku s izvedbom svog projekta.
Ovo su najčešći procesi koji se javljaju kod upravljanja projektima, ali također možete izraditi i vlastite procese po mjeri koji će vam pomoći da se nosite sa “hirovima” vaše organizacije. Ključno je osigurati da svaki put ne krenete ispočetka i da uvodite standardizaciju u način upravljanja projektima što je više moguće.
Metodologije za upravljanje projektima
Kako bi vas spasili od lutanja za odgovarajućom metodologijom u prilogu je nekoliko uobičajenih i provjerenih pristupa za upravljanje projektima:
Waterfall (vodopad)
Model vodopada je linearni pristup izvođenju posla. Dolazite do zahtjeva, sastavljate dizajn, gradite rješenje, testirate i implementirate, a zatim ga prebacujete u fazu održavanja.
Dobro za: projekte za koje su zahtjevi jasni ili se usput očekuju male promjene.
Izbjegavajte kada: zapravo ne znate kako ćete doći do krajnjeg rezultata, a zahtjevi nisu jasni.
Agilno upravljanje projektima
Agile se često koristi u softverskim projektima, ali sve je češći na drugim vrstama projekata, poput marketinga. Uključuje operativni rad u kratkim vremenskim periodima nazvanim „sprintovi“. Posao je vremenski ograničen i tim obavlja onoliko koliko realno može prije nego što pređe na sljedeći set zahtjeva.
Dobro za: projekte u koje želite ugraditi brze pobjede i iterativno ih graditi.
Izbjegavajte kada: radite u tradicionalnom okruženju, a promjena agilnih metoda još nije dovršena ili čak nije shvaćena.
Lean upravljanje projektima
Lean u posljednje vrijeme znači nekoliko stvari, od pojave pokret Lean Startup, koji favorizuje iterativni pristup razvoju proizvoda i uključuje rano dovođenje krajnjih korisnika i često radi povratnih informacija o isporuci projekta.
U tradicionalno upravljanju projektima, Lean PM je način uklanjanja otpada u procesima i osiguravanje da ljudi koji su uključeni efikasno rade zajedno. Lean pojednostavljuje primopredaju između timova, eliminišući zastoje.
Dobro za: projekte za poboljšanje procesa i kritične inicijative na koje je potrebno usredotočiti se.
Izbjegavajte kada: niste sigurni! Svaki rad može imati koristi od pokušaja da uključeni procesi budu što jednostavniji i jednostavniji za upotrebu.
Kako postati uspješan projekt menadžer za upravljanje projektima
Uspješno upravljanje projektima ne bi bilo moguće bez Projekt menadžera . Oni moraju motivisati svoje timove, kao i planirati, nadzirati i izvještavati o svom napretku projekta. To je posao koji zahtijeva mnogo rada. Moraju imati snažne komunikacijske vještine i biti sposobni jasno se povezati s dionicima i projektnim timom.
Formalni voditelji projekata obično se sertifikuju putem agencije poput PMI-a u SAD-u ili PRINCE2 u Velikoj Britaniji. Nakon sertifikovanja, oni moraju održavati svoje certifikate stjecanjem dodatne obuke za prikupljanje ciljanog broja Jedinica za profesionalni razvoj (PDU).
Kao što je smo spomenuli, standardi kvalifikacije za sertifikovane voditelje projekata nedavno su se prošireni tako da uključuju više liderskih i poslovnih vještina. PMI-jevi certifikati i PDU standardi mogu se naći u Vodiču kroz znanje o upravljanju projektima (PMBOK® Vodič) – šesto izdanje, ili na njihovoj web stranici. Ipak, sertifikovanje nije uvijek uslov, to može biti nešto što se stekne kasnije u nečijoj karijeri. Većina projektnih menadžera obično krene s diplomom odgovarajućeg fakulteta ili sa određenim iskustvom iz oblasti za koji je vezan projekat .
Upravljanje projektima: kraj početka
Upravljanje projektima je masovno nastojanje sastavljeno od disciplina dovoljno složenih da nude životni vijek studija. Svatko tko se ozbiljno bavi projektnim menadžmentom zna da je ovo samo vrh ledenog brijega. Postoji bogatstvo upravljanja projektima koje trenutno nismo obradili ili smo ih obradili samo površno.
Ali sada znate što čini upravljanje projektima ključnim i ako vas zanima, to može biti vještina koja će vas neizbježno fascinirati i frustrirati. Ipak, nikad vam neće biti dosadno. Samo nemojte biti samozadovoljani, uvijek se može naučiti nešto novo.
