Kako povećati produktivnost uz pomoć softvera za upravljanje aktivnostima?
- Da li ste ikada pitali kolegu: „Da li je to već učinjeno?“
- Da li ste ikada dobili odgovor: „Oprosti, a kada je krajnji rok za to?“
- Da li ste ikada računali koliko ste vremena, novca i vaših živaca izgubili zbog nemogućnosti praćenja napretka za različite aktivnosti u raznim projektima na kojima radite?
Ako jeste, onda znate da će uz pomoć produktivnih i motivisanih ljudi kompanija biti uspješna, dok će je oni koji nikada ne rade ništa odvući na dno.
Produktivnost je uvijek bila i biće jedna od najvažnijih komponenti za uspješno završavanje projekata. Pored toga, potrebno je i znati kako efikasno upravljati,kako svojim, tako i aktivnostima svih ostalih jer, kao što znamo sastavni dio svakog projekta su razne aktivnosti i to čini efikasno upravljanje zadacima ključnim za uspješno završavanje svih projekata na vrijeme.
Šta zapravo znači upravljanje aktivnostima i kako to raditi uspješno?
Prema Wikipediji, upravljanje aktivnostima je proces kojim pratite aktivnost kroz njegov životni ciklus, od planiranja i testiranja do praćenja i izvještavanja.
Aktivnosti se moraju realizovati određenim redom koristeći određene resurse (ljude, mašine, materijale, troškove) da bi se projekat završio u predviđenom vremenskom roku i u okviru planiranih troškova.
Efikasno upravljanje aktivnostima zahtijeva upravljanje svim aspektima aktivnosti, uključujući njegov status, prioritet, vrijeme, ljudske i finansijske resurse itd.
Ovo je možda lako ako radite na jednom ili dva manja projekta sa malom grupom ljudi, ali ako radite na više projekata istovremeno fizički je nemoguće pratiti i kontrolisati sve.
Zbog toga, sve je više i više projektnih menadžera koji traže softverske alate za upravljanje projektima, ali često dođu u situaciju da koriste razne alate za različite funkcionalnosti. Jedan alat za komunikaciju, drugi za upravljanje aktivnostima, treći za deljenje dokumenata i tako dalje.
Srećom, postoji veliki broj aplikacija za upravljanje radnim procesima i projektima u kojima se sve to može raditi sa jednog mjesta i dostupne su kompanijama svih veličina koje žele poboljšati produktivnost svojih zaposlenika.
Kako pronaći najbolje rješenje za upravljanje zadacima?
Ono što treba uzeti u obzir kada tražite aplikaciju za upravljanje aktivnostima je koliko je laka za korištenje i koliko može pojednostaviti vaše svakodnevne aktivnosti.
Neke od ovih aplikacija su sjajne a opet mnogima od njih nedostaje neka funkcionalnost ili opcija koja vam je potrebna. Samim tim kriteriji za izbor najboljeg softvera za upravljanje aktivnostima trebaju uključivati karakteristike i funkcionalnosti koje vaša organizacija zahtijeva za upravljanje projektima.
Obavezne mogućnosti softvera za upravljanje aktivnostima
Softver za upravljanje aktivnostima mora imati alate koji su jednostavni za navigaciju i koji će vam pružiti mogućnost da na lak način:
1.Na jednom mjestu vidite napredak u svim projektima i projektnim aktivnostima
Kada imate više planiranih aktivnosti, praćenje njihovog napretka može biti veoma teško i dugotrajno dok uz svaki dobar softver za upravljanje aktivnostima dobijate mogućnost da jednim klikom brzo dobijete puni pregled svih dodijeljenih aktivnosti i njihovog napretka.
2. Pratite rokove
Praćenje rokova predstavlja veoma važan aspekt upravljanja projektima jer omogućava praćenje svih projektnih aktivnosti uporedo sa predviđenim projektnim planom. Rokovi su, nažalost, nužno zlo. Uvijek postoje jedan ili dva vrijedna zaposlenika kojima ne trebaju, ali za nas ostale, rokovi su sami po sebi motivirajući. Rokovi nas tjeraju da završimo svoj posao.
3. Odredite prioritet za svaku aktivnost
S određivanjem prioriteta možete organizovati svoje aktivnosti na način da najvažnije stvari budu završene prvo. Takođe, određivanje prioriteta nam daje mogućnost da se fokusiramo na trenutno najvažniji posao i ne gubimo vrijeme skačući sa jedne stavke na drugu bez ikakvog pravca.
4. Pratite troškove
Da biste imali kontrolu nad troškovima, vaš softver za upravljanje aktivnostima mora da sadrži alate koji vam mogu pomoći da upravljate njima.Redovno ažuriranje budžeta projekta, obračunavanje troškova nastalih do sada i predviđanje budućih troškova će vam pomoći da kontinuirano usklađujete budžet sa predviđenim datumom završetka projekta.
5. Komunicirate i dijelite dokumenta
Vaš tim treba da bude u mogućnosti da lako komunicira kao i da lako prenosi, razmenjuje i pristupa dokumentima vezanim za aktivnosti, jer loša komunikacija uveliko povećava šanse da se projekat ne završi na vrijeme. Sa pravim softverom za upravljanje projektima, gde se komunikacija na projektu nalazi na jednom mestu i gde svaki član tima ima pristup u bilo kom trenutku, možemo maksimalno povećati nivo komunikacije unutar tima.
Probajte besplatan softver za upravljanje aktivnostima
Za odabir alata za upravljanje aktivnostima koji najbolje odgovara vašim potrebama treba vremena i to nije nešto sa čime treba požuriti jer danas na tržištu imate jako puno takvih alata.
Pune verzije softvera za upravljanje projektima su uvek dobro rešenje, jer pored modula za upravljanje aktivnostima obično sadrže i nekoliko drugih modula koji vam pomažu da isplanirate, nadgledate i uspešno završite projekat.
Naravno, vjerovatno ste čuli za Microsoft Project, ali ste čuli i za njegovu cijenu. Pored toga, MS Project je komplikovan softver za upravljanje projektima koji zahteva dodatnu obuku zaposlenih a samim tim i nove troškove.
Srećom, postoji mnogo besplatnih i plaćenih alternativnih rešenja za MS Project.
Zato, prije nego što odlučite i kupite nešto, najbolje je malo istraživati i isprobati nekoliko besplatnih softvera za upravljanje aktivnostima. Kad već to radite,slobodno isprobajte i naš besplatni softver za upravljanje projektima – Kendo Manager.
Kendo Manager je jeftinija verzija Microsoft Project-a i odličan softver za upravljanje projektima za projektne menadžere, projektne timove i kompanije. Takođe, jednostavan je za korišćenje,fleksibilan i predstavlja kompletno softversko rešenje za upravljanje projektima bez dodatnih troškova za dodatne plug-ine i skupe obuke zaposlenih.
Kendo Manager djeluje kao centralna točka za timove, gdje se rad može obaviti kroz različite programe, dok se informacije i ažuriranja projekata bez problema usklađuju i pogodan je za sve vrste projekata, bez obzira na veličinu tima ili složenost projekta.
