Kako odabrati odgovarajući softver za vođenje projekta

Svaki  projekt  je  rizičan.  Najveći  rizik  kod realizacije projekata odnosi se  na  tri  najvažnija  ograničenja projekta,  a  to  je  da  se  projekat  neće realizovati na vrijeme,  da  neće  biti  u  okviru  zadanog  budžeta  i  rizik  da  se  neće  ostvariti ciljevi  projekta.  Iz navedenih razloga važno  je koristiti odgovarajući softver za  kvalitetno  upravljanje projektima  kako  bi  se  povećala  vjerovatnost  pozitivnih  uticaja,  a  smanjile  se  negativne  posljedice  za  projekat.

Kod realizacije projekata i samanjenju rizika, softver za upravljanje projektima je od velike pomoći projekt menadžerima i projektnim timovima u ispunjavanju zahtjeva klijenata, kao i upravljanju vremenskim i proračunskim ograničenjima te ograničenjima opsega projekta.

Prednosti softvera za vođenje projekata

Kao što znate iz svoje prakse, upravljanje sa projektnim timom i istovremeno koordinisati komunikaciju sa klijentom je sam po sebi težak zadatak. U slučaju da koristite email za komunikaciju sa ostalim članovima tima postoji velika vjerovatnoća da se članovi tima izgube u mailovima, pobrkaju prioritete ili pomiješaju  zaduženja. Neki zadaci se ne završe na vrijeme a neki  se čak odrade duplo.

Veoma se lako možemo izgubiti u cijelom tom procesu. Može se desiti da više ne znate ko je šta uradio, rekao ili napisao. I sve to za posljedicu često ima ono što je uvijek najgore za svaki projekat a to je  probijanje roka. Cijela ova zbrka se može vrlo lako i jednostavno  riješiti  ako koristite odgovarajući softver za vođenje projekata kao što je kendomanager.com na primer.

Kendo Manager će vam biti od velike pomoći bez obzira na kompleksnost, obim, ili važnost projekta kojm se trenutno bavite i doprinijet će većoj efikasnosti i efektivnosti vašeg posla.

Tipovi softvera za vođenje projekata

Izbor pravog softvera za vođenje projekata može biti zbunjujući i problematičan jer u moru alata  i opcija koje nude njegov izbor zna biti zbunjujući. Najjednostavnija podjela je na:

• On-premise softver za vođenje projekata i
• Online softver za vođenje projekata.

On-premise softver za vođenje projekata

On-premise softver za vođenje projekata se obično nalazi na vlastitom serveru (online ili unutar mreže) kompanije, koji se nalazi u data centru i njime upravljaju IT zaposleni kompanije. Danas, mnoga mala i srednja preduzeća se odlučuju da koriste On-premise softver za upravljanje projektima i na taj način imaju apsolutnu kontrolu nad svojim podacima i manje troškove.

Primjer On-premise softvera za vođenje projekata je Microsoft Project i Kendo Manager.

Online softver za vođenje projekata

Ova vrsta softvera koristi tehnologiju baziranu na oblaku (cloudu) i koju davaoci usluga aplikacije nude kao softverske usluge (Software-as-aService). Primjer online softvera za vođenje projekata su BaseCamp i Jira.

Koje opcije treba da ima softver za vođenje projekata

Kod izbora advekatnog softvera za vođenje projekata treba uzeti u obzir sledeće opcije:

Upravljanje zadacima

To je sposobnost kreiranja liste zadataka (aktivnosti) i njihovim upravljanjem tokom cijelog procesa. Nadalje, softver bi trebao imati mogućnost postavljanja zavisnosti o zadatku, stvaranju i upravljanju podzadacima (podaktivnostima), definisanje rokova i dodjeljivanje zadataka članovima projektnog tima, eksport liste zadataka i sl.

 

Lista aktivnosti

 

Kanban

Gantogram

 

Timski rad

Timski rad je kritični faktor uspjeha svakog projekta. On je neophodan kao opcija koja omogućuje neograničenom broju članova tima ne samo da komuniciraju, već i da održavaju raspravu vezanu uz posao. Softver za vođenje projekata bi trebao pružiti virtualni prostor za jednostavno kreiranje diskusija, spremanje istorije, stvaranje dokumenata i njihovo dijeljenje, omogućavanje upozorenja i obavještenja, kao i slanje privatnih poruka jednom ili više primaoca.

Materijali za učenje

Softver za upravljanje projektima treba imati odgovarajuće materijale koji mogu pripremiti za rad bilo kojeg člana tima. To znači pružanje usluga svim vrstama korisnika, bilo da dobro uče čitanjem članaka, gledanjem video zapisa i učestvovanje u webinarima. Softver koji može skratiti vrijeme učenja omogućuje korisnicima da više vremena posvete obavljanju posla.

Integracija e-pošte

E-pošta je možda najpopularnija aplikacija pa je aplikacija projektnog menadžmenta koja se može efikasno integrisati s porukom e-pošte je od velike koristi. Ako softver može primati i slati poruke e-pošte unutar programa, znatno je povećao produktivnost minimizovanjem vremena za zamjenu aplikacija. E-pošta može biti izvor ažuriranja statusa, a novi zadaci ili izvještaji o napretku mogu se slati e-poštom na već definisani popis.

Upravljanje dokumentima

Upravljanje dokumentima predstavlja mogućnost softvera za vođenje projekata da organizuje datoteke i dokumente direktno bez korištenja rješenja treće strane. Ovo uključuju sigurnu centralnu pohranu dokumenata, mogućnost dodavanja dokumenata zadacima, postavljanje opisa i komentara na učitane dokumente, učitavanje više dokumenata pomoću „drag-drop“, organizaciju dokumenata i kontrolu nad njima.

Upravljanje troškovima

Troškovi projekta predstavljaju potrebna novčana sredstva koja se troše tokom realizacije projekta. Softver za vođenje projekata kao što je  Kendo Manger olakšava korisnicima da prate promjene budžeta i / ili prilagođavanja, kao i da li su troškovi dostigli kritičnu tačku te omogućava svim zainteresovanim stranama u projektu,bilo da se radi o projektnim menadžerima, donatorima ili investitorima, da vide kako se distribuiraju troškovi.

Upravljanje resursima na projektu

Za uspješno izvršenje projekta potrebno je efikasno upravljanje resursima koji su dodijeljeni projektu. Kendo Manager vam omogućava da odredite projektne uloge, dodelite dozvole na nivou uloge i podesite nivoe resursa na projektu u realnom vremenu. Bilo da se radi o osobi, materijalu, objektu ili više, sa Kendom je lako iskoristiti resurse učinkovito i efikasno u projektu.

Mobilni

Danas, projektni timovi obično ne sjede za stolovima cijelo vrijeme. Članovi tima mogu biti kod klijenta ili u udaljenoj lokaciji sa koje obavljaju svoj posao. Stoga je ključna opcija  da odabrani softver za vođenje projekata ima mogućnost korištenja s pametnim telefonom.

Integracija trećih strana

Mnoge organizacije sa svojom osnovnom djelatnošću možda već koriste druge sisteme. Dobra opcija je ukoliko aplikacija za vođenje projekata se se može dobro integrisati s postojećim aplikacijama trećih strana. Neki od najpopularnijih aplikacija su Google Apps, MS Outlook, Salesforce i Dropbox.

Fleksibilnost

Softver za vođenje projekata koji korisnicima omogućuje određenu količinu fleksibilnosti kod prilagođavanja unutar aplikacije može se više svidjeti određenim kompanijama i korisnicima, kao što su oni koji se bave prodajom i marketingom, ili onima koji mogu promijeniti jezik u aplikaciji.

Izvještavanje na projektu

Obično svi softveri imaju mogućnost kreiranja izvještaja. Međutim, svaka organizacija ima drugačiji zahtjev i stoga može zahtijevati više od samo generičkog izvještavanja. Softver koji može ponuditi mnogo vrsta izvještaja ili čak ima mogućnost prilagođavanja izvještaja, uvijek će imati određenu prednost.

Izrada rasporeda

To je sposobnost softvera projektnog menadžmenta da postavlja raspored zadataka, kreira vremenske rokove i ključne događaje na projektu te određuje zavisnost i resurse. Ovo je ključna funkcionalnost upravljanja projektom i stoga je od ključne važnosti.

Upravljanje vremenom

Softver za vođenje projekata koji može pratiti stvarno vrijeme projekta  i imati određeni stepen kontrole u prihvatanju predanih vremenskih listova vrijedan je projektnim timovima koji imaju duže zadatke ili one koji imaju mnogo resursa.

Youtube Video lista : https://www.youtube.com/playlist?list=PLQ8lkJiSnCYRidMNCA0wGVazGLgkkQjb4