Upravljanje IT projektima

Što je upravljanje IT projektima?

Upravljanje IT projektima danas je sve složenije iz prostog razloga što sami IT projekti svakim danom su sve složeniji jer se postojeće tehnologije brzo mijenjaju, a krajnji korisnici zahtijevaju sve veću jednostavnost korištenja i fleksibilnost. Upravljanje IT projektima je proces upravljanja planom, organizacijom i odgovornostima u cilju postizanja ciljeva informacione tehnologije. Veličina IT projekata može biti velika i složena, a prije svega zavisi  o veličini kompanije i njenog obima poslovanja.

Upravljanje IT projektima je mnogo više od same primjene znanja, vještina i korištenja alata i tehnika kako bi se sam projekat realizovao. Voditelji IT projekata danas rješavaju mnogobojne  izazove poput produkt integracije, brzog napretka tehnologije i promjena verzija koje se mogu pojaviti tokom trajanja projekta.

Današnji IT Projekt Menadžeri moraju biti u mogućnosti da  istovremeno prate različite softverske integracije, izgradnju mrežnih infrastrukture sa mrežnim stanicama, pohranjivanje i upravljanje bazama podataka, izgradnju složenih infrastruktura i mreža itd.

Izazovi s kojima se susreću IT projekt menadžeri  u svom radu su raznoliki. Na primjer, složenost i međuzavisnost velikih, dugoročnih, različitih IT projekata  predstavljaju jedan od najvećih izazova kod savremenih IT projekata. Česti su slučajevi, nerealnih očekivanja od kompanije, krajnjih korisnika i drugih dionika. Osim toga, jedan od problema su brze promjene tehnologija, što često dovodi do neophodnih nadogradnji tokom izvođenja projekata što može utjecati na vremenske rokove. Upravljanje poslom između geografski različitih ureda i izazovi rada na daljinu također predstavljaju težak problem.

Metodologije koje se koriste za  upravljanje IT projektima

Informacione tehnlogije i računarski inženjering bave se razvojem  složenih aplikacija. Osim tehničkih segmenata izgradnje sistema softverskih proizvoda, IT kompanije  se bave i menadžerskim problemima poput organizacije programskog tima, rasporeda,finansija, troškova itd. Svaki sistem, bilo da se radi o hardveru, softveru ili kombinaciji oboje , prolazi kroz životni ciklus razvoja prema odabranoj metodi.

Upravljanje IT projektima prema metodi Vodopada (Waterfall metodologija)

 Jedna od tradicionalnih metodologija životnog ciklusa razvoja sistema u IT projektima i softverskom inženjerstvu je Waterfall. Prvi formalni opis Waterfall metodologije pripisan je Winstonu W.Royceu u članku iz 1970. gdje je opisao softverski model. Waterfall metoda se najbolje koristi za jednostavne projekte koji nisu promjenjivi. U ovom procesu projekt je podijeljen u niz različitih faza. Iako Vodopad model pruža jasan i strukturiran način upravljanja projektom i kontrolnim aktivnostima. Međutim, danas tržište zahtijeva brže i fleksibilnije pristupe od onih koje tradicionalni Waterfall može ponuditi.

Ponekad se za planiranje koriste Gantogram. Gantogram prikazuje datum početka i završetka za svaki od zadataka. Nakon završetka jedne faze, razvojni tim prelazi na sljedeći korak. Projektni se tim ne može vratiti u prethodnu fazu, a da cijeli proces ne počne ispočetka. Prije nego što prijeđete na sljedeću fazu, kupci će možda morati pregledati i odobriti zahtjeve. Waterfall metodologija unaprijed definiše sve softverske zahtjeve. Projektni rad se ne može odvijati ako zahtjevi nisu prethodno identifikovani i dokumentovani.

Vodopad metoda ima sekvencijalni obrazac za svaki projekat tako da je lako razumjeti i koristiti. Svaka faza ima početnu i završnu točku i ima za cilj specifične rezultate kojima je lako upravljati ili kontrolisati. Tim smanjuje rizik od propuštenih rokova usredotočujući se na zahtjeve i dizajn prije nego što počne pisati kod. Svaka faza mora biti dokumentovana, što rezultira boljim razumijevanjem samog koda i logike testiranja. Osim toga, dobra dokumentacija svim stejkholderima pruža informacije o određenim fazama i predstavlja izvor za buduće projekte.

Najveći nedostatak Vodopada je način na koji se upravlja promjenama. Kao što je ranije spomenuto, Vodopad je linearni, sekvencijalni model, gdje se ne može prebacivati ​​između faza čak i kada dođe do promjena koje nisu predviđene projektom. Na primjer, ako projekat dođe do faze testiranja i utvrdi se da mu nedostaje funkcija iz faze zahtjeva, povratak i popravak je vrlo težak i skup proces.

Softver se isporučuje tek u kasnijim fazama. Projekt mora proći kroz dvije do četiri faze prije nego što pokrene  samo kodiranje. Kao rezultat toga, stejkholderi neće biti u mogućnosti da vide radnu verziju softvera sve do kasnog životnog ciklusa. Prikupljanje zahtjeva je  također izazov. Jedna od prvih faza Waterfall projekta je razgovor sa samim kupcima i stejkholderima i indentifikovanje njihovih zahtjeva. Međutim, samim klijentima može predstavljati problem  što tačno žele na samom početku projekta. Nije neuobičajeno da klijenti identifikuju zahtjeve kako projekat napreduje.

Agilno upravljanje IT projektima

Pojavom agilnih metoda u upravljanju IT projektima, programeri mogu izbjeći dosadne i birokratske načine tradicionalne metodologije te na puno lakši način ispraviti pogreške i implementirati promjene, čak i one koje se pojave na kraju projekta. Neke od karakteristika Agilnog upravljanja projektima su jednostavnost, organizacija, klijent je na prvom mjestu, promjene se mogu primijeniti u bilo kojem trenutku, rad u timu, visoka razina motivacije, sastanci licem u lice, povećanje efikasnosti timova u određenim intervalima itd.

Agilan razvoj softvera temelji se na inkrementalnom, iterativnom pristupu. Umjesto izrade detaljnog plana na samom početku projekta, Agile metodologije su otvorene za promjene zahtjeva tokom vremena i potiču dvosmjernu komunikaciju i stalne povratne informacije od krajnjih korisnika. Fokus Agilnog upravljanja projektima je na fleksibilnosti, kontinuiranom poboljšanju i brzini. U agilnoj metodologiji, lider podstiče timski rad, odgovornost i komunikaciju licem u lice. Poslovni dionici (stejkholderi) i programeri moraju raditi zajedno kako bi uskladili proizvode s potrebama kupaca i ciljevima kompanije.

U ovom agilnom modelu faze su fleksibilne i ne bi se trebale dogoditi uzastopno.

Faze upravljanja IT projektima

IT planiranje

Svaki  IT projekt kreće sa planiranjem. Nakon što se ocijeni da je sama ideja izvediva i održiva, projektni tim se okuplja i rastavlja ideju na manje zadatke te ih dodjeljuje iteraciji.

Analiza IT zahtjeva

Nakon faze planiranja  potrebno analizirati IT zahtjeve. Tim prikuplja informacije kao što su: tko će koristiti proizvod i kako. Ova faza uključuje mnoge sastanke s menadžerima, dionicima i samim kupcima radi utvrđivanja njihovih poslovnih potreba.

Dizajn sistema

Sljedeća faza je projektovanje sistema i softvera na temelju zahtjeva koji su identifikovani u prethodnoj fazi. It projektni tim dolazi do ideje kako će proizvod ili rješenje izgledati. U ovoj fazi testni tim razvija strategiju testiranja. Nakon toga slijedi implementacija, kodiranje ili razvoj.

Testiranje sistema

Testiranje je faza nakon razvoja programskog koda. Testovi se provode u skladu sa zahtjevima kako bi se osiguralo da sam proizvod zadovoljava potrebe korisnika. Nakon testiranja proizvod se isporučuje na korištenje. Međutim, to nije kraj samog projekta. Kada kupci počnu koristiti proizvod, mogu naići na nove probleme koje će projektni tim morati riješiti.

Koje su prednosti Agilne metodologije ?

Prednost Agilne metodologije  je što se uz kraće cikluse planiranja lako prilagoditi promjenama u bilo kojoj fazi projekta. Osim toga, Agile (Agilna metodologija) je vrlo koristan za projekte gdje krajnji cilj nije jasno preciziran. Kako projekt napreduje, ciljevi će izaći na vidjelo i razvoj se može lako prilagoditi ovim promjenjivim zahtjevima. Također, dijeljenje projekta na iteracije (upravljane jedinice) omogućuje timu da se fokusira na visokokvalitetni razvoj, testiranje i saradnju.

Provođenje testiranja tokom svake iteracije znači da se pogreške brže identifikuju i rješavaju. Agile (agilna metodologija) naglašava važnost kontinuirane timske komunikacije licem u lice. Osim toga, kupci imaju mnogo prilika vidjeti isporuku proizvoda i imati stvarni uticaj na konačni proizvod. Tako blisko surađuju s projektnim timom i mogu steći osjećaj vlasništva. Agilni projekti stimulišu povratne informacije od korisnika i članova tima tokom cijelog projekta. Naučene lekcije koriste za poboljšanje budućih iteracija.

Iako je nivo fleksibilnosti u Agileu obično pozitivan, s njom dolaze i određeni kompromisi. Ne može se odrediti tačan datum isporuke, može se zanemariti dokumentacija ili se konačni proizvod može jako razlikovati od prvobitno predviđenog. Budući da je Agile toliko fleksibilan, mogu se dodati nove iteracije koje utemeljene na povratnim informacijama korisnika, što može dovesti do vrlo drugačijeg krajnjeg rezultata. Agile je najuspješniji kada je razvojni tim u potpunosti posvećen projektu. Zahtijeva aktivno sudjelovanje i saradnju tokom cijelog procesa, što zahtijeva mnogo više vremena od tradicionalnog pristupa.

Što je Scrum?

Jeff Sutherland kreirao je Scrum proceduru 1993. godine, preuzevši pojam „Scrum“ iz analogije Takeuchi i Nonaka iz 1986. objavljene u Harvard Business Review. U citiranom dijelu Takeuchi i Nonaka uspoređuju vrlo uspješne, multifunkcionalne timove sa Scrum formacijom koju koriste ragbi timovi. Izvorni kontekst za to bila je proizvodnja, ali je Sutherland, u saradnji s Johnom Scumniotalesom i Jeffom McKennom, prilagodio taj model za razvoj softvera.

Scrum je podskup agilnih metoda za razvoj informacionih sistema. Ova metoda je usmjerena na postizanje prilagodljivosti sistema u okruženju koje se stalno mijenja. To je iterativni razvojni model koji se koristi za upravljanje složenim razvojem softvera i proizvoda. Razvoj proizvoda strukturiran je u ciklusima koji se nazivaju sprintovi. Ove iteracije ne traju više od mjesec dana i izvode se jedna za drugom bez pauze. Sprintovi predstavljaju vremenske okvire koji završavaju na određeni datum bez obzira na to je li posao dovršen ili ne, i nikada se ne produljuju.

Koji su koraci u Scrumu?

Scrum koraci

1. Backlog proizvoda ,
2. Planiranje sprinta
3. Sprint backlog,
4. Backlog Grooming (zaostatak sprinta, sređivanje zaostatka)
5. Dnevni scrum,
6. Sprint pregled
7. Sprint retrospektiva.

Backlog proizvoda

Backlog  proizvoda je sortirani popis željenih opcija proizvoda. Razvojni tim preuzima zadatke iz Backlog proizvoda tokom svakog sprinta. Prije svakog sprinta, vlasnik proizvoda predstavlja stavke iz backlog proizvoda.

Planiranje sprinta  i backlog sprinta

Tim odabire poslove koje može dovršiti tokom sprinta i premješta posao iz backlog proizvoda u backlog sprinta (što je popis zadataka koje treba dovršiti u sprintu).

Scrum Backlog Grooming (zaostatak sprinta, sređivanje zaostatka)

Backlog Grooming služi za rješavanje zaostalih predmeta i cilj je osigurati da zaostaci sadrže samo stavke koje su relevantne i detaljne i ispunjavaju ciljeve projekta. Scrum tim može ukloniti korisničke priče koje nisu relevantne, stvoriti nove priče, ponovno odrediti prioritete priča ili podijeliti korisničke priče u manje zadatke.

Dnevni Scrum

Dnevni Scrum je 15-minutni stand-up sastanak na kojem svaki član tima raspravlja o svojim ciljevima i eventualnim poteškoćama. Dnevni Scrum sastanci održavaju se svakodnevno tokom sprinta kada svi članovi tima izvještavaju o tome što su radili dan prije, što planiraju uraditi danas i ocrtavaju sve probleme s kojima se susreću.

Pregled sprinta 

Sastanci za provjeru sprinta održavaju se na kraju svakog sprinta. Scrum tim predstavlja rad koji je završen na sastanku. Ovaj sastanak trebao bi uključivati ​​demonstraciju uživo, a ne izvještaj ili PowerPoint prezentaciju.

Scrum retrospektiva

Sprint runda završava retrospektivnim Scrum sastankom kada tim razmišlja o tome koliko dobro Scrum radi za njih, te raspravlja o svim promjenama i poboljšanjima koja treba napraviti u sljedećem sprintu.

Što je Scrum uloga?

U Scrum metodologiji razlikujemo tri specifične uloge, a to su:

• Product owner (vlasnik proizvoda),
• Scrum master i
• Scrum tim.

Vlasnik proizvoda 

Vlasnik proizvoda ili product owner je osoba s vizijom što treba učiniti i tu viziju prenosi na tim. Vlasnik proizvoda se Fokusira na posao i potrebe tržišta te planira posao koji treba obaviti. Zadatak vlasnika proizvoda je motivirati tim s ciljem i vizijom.

Scrum Master

Scrum Master se smatra trenerom tima, on je tu da pomogne timu da posao obavi na najbolji mogući način. Njegov zadatak je organizovati sastanke, rješavati izazove i prepreke te raditi s vlasnikom proizvoda i nadgledati tim. On nema ovlasti nad članovima tima, ali ima vlast nad djelovanjem.

Scrum tim

Scrum tim radi zajedno na razvoju proizvoda i pomaže jedni drugima u izvršavanju zadataka. U ovakvom timu ne postoje različite uloge poput programera, dizajnera ili testera. Svi zajedno izvršavaju niz zadataka.

Što je Kanban?

Kanban je japanski za „vizualni znak“ ili „karton“. To je vizualni okvir, a koristi se za implementaciju Agilea i pokazuje što treba proizvesti, kada proizvoditi i koliko proizvoditi.

Podstiče male promjene sistema i ne zahtijeva posebnu postavku ili proceduru. To znači da se Kanban može koristiti preko drugih postojećih radnih tokova.

Kanban ploča

Alat za implementaciju ove metode je Kanban ploča. Tradicionalno, ovaj alat je bila fizička ploča na kojoj su se magneti, ljepljive bilješke i slično koristili na bijeloj ploči za predstavljanje radnih predmeta. Međutim, posljednjih godina sve je više alata za upravljanje projektima koji omogućuju korištenje Kanban ploče u mrežnom okruženju. Najjednostavnije Kanban ploče imaju tri kolone: za izradu, u toku i gotovo. Kolone za projekt mogu se sastojati od sljedećih stupaca: zaostatak, spreman, kodiranje, testiranje, odobreno i dovršeno. Kanban kartice predstavljaju zadatak i svaka od njih je postavljena na ploču u stupcu koji predstavlja status zadatka. Za daljnji opis zadatka često se koriste različite boje kartica.

Načela i vrijednosti Kanban-a

Principi Kanban projekta kojih se treba pridržavati je vizualizacija tokom rada koja omogućuje razumijevanje šire slike i pokazivanje napretka rada. Učinivši sve zadatke vidljivima, problemi se mogu lako identifikovati i poboljšati saradnja. Postavljanje ograničenja tokom rada određuje minimalno i maksimalno radno opterećenje za svaku kolonu na ploči ili za svaki tok rada. Postavljanjem ograničenja postiže se brzina i fleksibilnost. Kroz Kanban je potrebno kontinuirano pratiti i poboljšavati tok rada. U idealnom slučaju, protok je brz i gladak. Tim bi trebao analizirati probleme tijeka, a zatim implementirati promjene. U svakom trenutku potrebno je da cijdefinisani. Nakon što se uspostavi Kanban metoda, tim može identifikovatii i razumjeti probleme te predložiti rješenja. Efikasnost (vrijednosti) se mjeri praćenjem protoka, mjerenjem vremena ciklusa i povećanjem kvalitete rada.

Cilj

Danas postoji niz metodologija koje se koriste u IT sektoru s različitim pristupima u upravljanju koji diktiraju timski rad, komunikaciju i mjerenje rezultata. Nijedna metodologija nije bolja od ostalih, a svaki pristup ima svoje prednosti i nedostatke te je prilagođen specifičnim scenarijima. Ali sve metodologije imaju isti cilj, a to je uspješan završetak projekta.

Kako odabrati pravi softver za upravljanje IT projektima?

 

Softver za upravljanje IT projektima može biti dostupan kao instalirani program na poslužiteljskom računalu (on premise) ili kao online verzija bazirana na tehnologijama u oblaku. Instalirani program na računaru obično se nalazi na vlastitom poslužitelju kompanije i njime upravljaju zaposlenici kompanije koji rade u IT odjeljenju. IT Self-hosted softver za upravljanje projektima  i postaje vlasništvo tvrtke.

Primjeri lokalnog (Self-host) IT softvera za upravljanje projektima su:

1. Kendo Manager,
2. Microsoft Project (Microsoft Project Server: Potpuni vodič),
3. GeniusProject,
4. GanttProject itd.

Mnoga mala i srednja preduzeća žele sigurnost, nisku cijenu i apsolutnu kontrolu nad svojim podacima i odlučuju se za on-premise verziju upravljanja projektima softver kao što je kendomanager.com. Druge veće kompanije koriste online verziju i upravljaju svojim projektima online. Pružatelji ovih usluga nude alate po principu softver-kao-usluga (SaaS), što znači da se korištenje usluga plaća. To nam omogućuje da platimo softver onoliko koliko ga koristimo. Primjeri online alata su Jira, Asana,  itd.

Softver za upravljanje IT projektima – Funkcionalnosti

Upravljanje zadacima na IT projektima 

Upravljanje zadacima je mogućnost kreiranja zadataka i upravljanja njima tokom cijelog procesa. To uključuje izradu zadataka i zadataka istih. Na primjer, postavljanje zadataka ponavljanja, mogućnost uvoza zadataka iz vanjskih datoteka i slično.

Timska saradnja

Važno je da alat omogućuje komunikaciju između timova bez obzira na broj sudionika te da održava komunikaciju u skladu s poslom koji se obavlja. Stoga alat treba osigurati virtualni prostor za jednostavno kreiranje rasprava, dijeljenje datoteka, privatnih poruka s upozorenjima i obavijestima.

Materijal za učenje

Nadalje, softver za upravljanje IT projektima bi trebao imati odgovarajući materijale za učenje kojima može pristupiti svaki član tima.

Integracija, e-pošta i obavještenja

Komunikacija se također ističe kao jedna od važnijih osobina softvera za upravljanje projektima. Ako softver za upravljanje IT projektima može učinkovito integrisati e-poštu, obavještenja značajno povećava produktivnost i minimizirati vrijeme potrebno za prebacivanje između različitih aplikacija.

Upravljanje dokumentima

Upravljanje dokumentima je također važno. To uključuje mogućnost prilaganja dokumenata zadacima, dodavanje obavijesti i komentara dokumentima, učitavanje više dokumenata po principu drag-n-drop, organiziranje dokumenata po mapama itd.

Mobilnost projektnih timova

Jedna od važnijih osobina je mobilnost. Projektni timovi nisu uvijek “za stolom” i često su na strani klijenta ili rade svoj posao na daljinu, stoga je važno da odabrani alat za upravljanje IT projektima bude dostupan u mobilnoj verziji. Neke od ostalih značajki koje također treba uzeti u obzir pri odabiru alata su: integracija treće strane, prilagodljivost osobnim potrebama, izvještavanje, zakazivanje i upravljanje vremenom.

Što je softver za upravljanje IT projektima i zašto je neophodan?

Softver za upravljanje IT projektima koriste korporativni IT odjeli i IT projekt menadžeri za praćenje zadataka, troškova, resursa, problema, rizika i napretka projekata. Mnoge kompanije žele sigurnost, niske troškove i apsolutnu kontrolu nad svojim podacima te biraju Self-hosted (on-premise) verziju softvera za upravljanje projektima kao što je kendomanager.com. Druge veće kompanije koriste online verziju i upravljaju svojim projektima online. Pružatelji ovih usluga nude alate po principu softver-kao-usluga (SaaS), odnosno korištenje usluga se plaća. Primjeri online alata su Jira, Asana, itd.

Koje su prednosti Self-hosted softvera za upravljanje IT projektima?

1. Pristup bilo kada, bilo gdje – Sve što je potrebno za pokretanje aplikacije je pristup lako dostupnom softveru web preglednika kao što su Firefox, Chrome ili Internet Explorer.
2. Jednokratna investicija – plaćate jednokratno za licence za aplikacije i nisku godišnju naknadu za održavanje za podršku i nadogradnje (ovo nije obavezno).
3. Mogućnost dijeljenja – podaci se mogu dijeliti sa zaposlenicima i drugim poslovnim partnerima. Međutim, vi kontrolirate tko ima pristup čemu.
4. Sigurno – aplikacije se nalaze na mjestu iza vašeg vatrozida i usklađene su sa sigurnosnim i sigurnosnim smjernicama vaše tvrtke.
5. Pristupačnost podataka – Budući da se podaci nalaze unutar četiri zida vaše tvrtke, nema prepreka za pristup izvlačenju podataka iz sustava.

Kendo Manager

Kendo je fleksibilan softver za upravljanje projektima za upravljanje IT projektima i projektima svih vrsta. Uključuje mnoge funkcionalnosti kao što su : neograničen broj projekata i zadataka, praćenje vremena, Ganttov grafikon, Kanban, upravljanje resursima, upravljanje dokumentima i timsku saradnju, npr. B. Poruke i automatske obavijesti. Osmišljen je kako bi pomogao kompaniju da uspješno planiraju i završe svoje vlastite IT projekate, dodijele resurse i analiziraju opterećenje.

Najbolje od svega, Kendo Manager ima više opcija za implementaciju u skladu s vašom infrastrukturom. Kendo Manager možete instalirati na Online (Windows VPS, Microsoft Azure), MS Windows 10, MS Windows Server ili Asp Net Hosting. Kendo koristi besplatnu MariaDB bazu podataka.

Kendo mogućnosti 

• Nadzorne ploče u stvarnom vremenu (Dojo, Projektne nadzorne ploče, Lična kontrolna tabla, Sensei),
• Upravljanje zadacima(aktivnostima),
• Upravljanje resursima,
• Ganttov grafikon,
• Kanban ploča,
• Upravljanje troškovima, 
• Upravljanje vremenom, 
• Upravljanje problemima
• Upravljanje promjenama i 
• Upravljanje rizicima,
• Izvještaji ..