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Was ist die beste Software für Projektmanagement?

Software projektmanagement

Die beste Software für Projektmanagement ermöglicht es Projektmanagern und Projektteams, Projekte effizienter zu verwalten und Ziele leichter zu erreichen. Projektmanagement-Software tut dies mit einer Reihe von Tools, die Projektteams dabei helfen, Arbeitslasten einfach zu verwalten, die Produktivität zu überwachen und zu steigern und Ressourcen effizienter zuzuweisen . Außerdem wird Projektmanagement-Software verwendet, um mehrere Projekte zu verfolgen, den Fortschritt eines Teams oder einer Person zu überwachen und zu analysieren sowie Analysen und Berichte zu jedem Aspekt von Projekten zu erstellen.

Eine Software für Projektmanagement  wird von Projektmanagern (natürlich), Mitarbeitern, Führungskräften, Partnern sowie manchmal auch von Kunden verwendet.  Während Führungskräfte meist Analytics und Reporting verwenden, um Projekte zu überwachen, benötigen Partner Informationen über ihre jeweiligen Aktivitäten, um ihre Arbeit zu erledigen. Kunden beobachten in der Regel den Fortschritt von Online-Projekten, geben Feedback und kommunizieren mit den Dienstleistern.

Software für Projektmanagement

Arten von Projektmanagement-Software

 

Es gibt verschiedene Arten von Software für Projektmanagement und bevor Sie die richtige für Sie auswählen, müssen Sie die Unterschiede zwischen diesen Arten kennen. Zwei Haupttypen sind PSA-Software (Professional Services Automation) und PPM-Software (Projekt- und Portfoliomanagement). Mit PSA-Software erhalten Sie neben dem Projektmanagement in der Regel Backoffice-Funktionen wie CRM (Customer Relationship Management) und Buchhaltung. Dies ist nicht immer der Fall und manchmal müssen Unternehmen eine separate Buchhaltungs- oder CRM-Lösung kaufen. Überprüfen Sie also gründlich, was Sie für Ihr Geld bekommen, damit Sie nicht extra ausgeben müssen.

PPM eignet sich hervorragend für die Arbeit an mehreren Arten von Projekten und die Verwaltung der Abhängigkeiten zwischen ihnen. Mit PPM können Sie Projekte über mehrere Geschäftseinheiten hinweg verwalten. Dieser Typ ist perfekt für mittlere bis große professionelle Dienstleister. Es eignet sich auch für KMU-Unternehmen sowie Start-ups und Kleinstunternehmen.

Da es verschiedene Projekte gibt, die auf viele verschiedene Arten umgesetzt werden, gibt es auch Best-of-Breed-, All-in-One-Suiten und Einzellösungen von Projektmanagement-Software. Während die beste Software nur für das Projektmanagement gedacht ist, umfassen All-in-One-Suiten Funktionen wie CRM oder Abrechnung. Punktlösungen sind neben dem Projektmanagement mit zusätzlichen Funktionen wie Projektzusammenarbeit oder Projektanalyse ausgestattet.

Es gibt auch branchenspezifische Projektmanagement-Lösungen, die für Fachleute in verschiedenen Branchen konzipiert sind. Sie verfügen normalerweise über Standardprojektvorlagen und Berichte oder KPIs für eine bestimmte Branche oder einen bestimmten Markt und können in andere Software integriert werden, die nur für dieselbe Branche erstellt und von dieser verwendet wird.

Außerdem wird Software für projektmanagement nach dem Installationsort, der beabsichtigten Größe und der Nutzung unterteilt. Einige Lösungen enthalten all diese Optionen und Sie können nach Ihren Bedürfnissen auswählen, während andere eingeschränkt sind und nur auf eine Weise verwendet werden können. Jene sind:

On-Premise – Auch selbst gehostete Project Management Software genannt. Dies bedeutet, dass es lokal auf den Servern Ihres Unternehmens installiert werden kann. Da der Zugriff auf das System auf Geräte beschränkt ist, die mit Ihren lokalen Servern verbunden sind, ist dies die perfekte Option für Unternehmen, die sehr strenge Richtlinien zur Datenfreigabe und -speicherung haben und die vollständige Kontrolle über ihre Datensicherheit und ihren Datenschutz haben möchten.

Cloud-basiert – Projekt Management Software, die auf Cloud-Servern gehostet wird. Auf diese Weise können Benutzer und Kunden von überall aus über einen Webbrowser oder ein mobiles Gerät auf ihre Projekte zugreifen.

Individuell – Wenn Sie die Software für Projektmanagement  vor dem Kauf testen möchten und keinen großen Bedarf haben, ist dies die beste Projektmanagement-Softwarelösung für Sie. Sie sind webbasiert und obwohl sie nicht alle Funktionen wie umfassendere Lösungen haben, sind sie einfach zu verstehen und einfach zu bedienen.

Offene API – Diese Arten von Projektmanagement-Software können an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben angepasst werden.

Einige Lösungen haben mehr oder alle diese Optionen enthalten und Sie können nach Ihren Bedürfnissen wählen, während andere begrenzt sind und nur auf eine Weise verwendet werden können.

Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie die beste Projektmanagement-Software für Ihre Anforderungen auswählen

 

Sie können viele Software für Projektmanagement von den verschiedenen Websites für verschiedene Plattformen herunterladen. Aber wenn es darum geht, die beste Project Management Software zu finden und auszuwählen, gibt es viele Dinge zu beachten. Zuallererst sollten Sie Ihre Projektanforderungen gut verstehen, bevor Sie eines auswählen und kaufen. Außerdem sollten Sie bei der Suche nach einer Projektmanagementlösung berücksichtigen, wie einfach sie zu verwenden ist und wie sehr sie Ihre täglichen Aktivitäten vereinfachen kann.

Um schlechte Entscheidungen zu vermeiden und Ihre Zeit nicht zu verschwenden, sowie damit das Produkt in die Kategorie Projektmanagement gehört, gibt es einige unverzichtbare Funktionen jeder anständigen Projektmanagement-Software, nach denen Sie suchen sollten.

Projektmanagement-software

Unverzichtbare Projektmanagement-Software optionen

Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit

Kommunikation ist ein wesentlicher Prozess in der Welt des Projektmanagements. Bei schwierigen Projekten haben Projektteammitglieder oft das Gefühl, dass das Projekt reibungsloser verlaufen würde, wenn die Kommunikation besser gewesen wäre.

Um den Erfolg eines Projekts sicherzustellen, müssen viele Informationen, einschließlich Erwartungen, Ziele, Bedürfnisse, Ressourcen, Status, Berichte, Budgets und Kaufanfragen, regelmäßig an alle wichtigen Interessengruppen kommuniziert werden.

Für Projektmanager ist es wirklich entscheidend, die Botschaft gleich beim ersten Mal richtig zu vermitteln, um Fehler im Kommunikationsprozess zu vermeiden. Ihr Team sollte in der Lage sein, alle Dateien im Zusammenhang mit dem Projekt hochzuladen, auszutauschen, darauf zuzugreifen und zu teilen und problemlos zu kommunizieren, da schlechte Kommunikation die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass das Projekt verspätet geliefert wird.

Mit der richtigen Projektmanagement-Software, bei der sich die Projektkommunikation an einem Ort befindet und jedes Teammitglied jederzeit darauf zugreifen kann, können Sie die Effektivität der Kommunikation innerhalb des Teams maximieren.

Projektplanung

Die Projektplanung ist das Herzstück des Projektlebenszyklus und sagt allen Beteiligten, wohin Sie gehen und wie Sie dorthin gelangen. Die Projektplanungsphase ist oft die anspruchsvollste Phase für einen Projektleiter.

In einer idealen Welt würde ein Projekt geplant und genehmigt, und dann würde die Arbeit gemäß dem Plan beginnen und abgeschlossen werden. In der Praxis müssen Sie den Plan jedoch möglicherweise während der gesamten Projektlaufzeit anpassen. Daher muss jedes gute Planungs- und Managementsystem flexibel genug sein, um in der realen Welt zu funktionieren, und dennoch rigoros genug sein, um Kontrolle zu bieten.

Mit guter Software können Sie Zeit, Kosten, Qualität, Änderungen, Risiken und damit verbundene Probleme problemlos verwalten. Außerdem können Sie Mitarbeiter und externe Lieferanten kontrollieren, um sicherzustellen, dass Sie das Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und des Zeitplans liefern.

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Aufgabenmanagement

Laut Wikipedia ist Aufgabenmanagement ein Prozess, bei dem Sie eine Aufgabe durch ihren Lebenszyklus verfolgen, von der Planung über das Testen, das Nachverfolgen bis zum Berichten. Aufgaben müssen auftragsbezogen und mit bestimmten Ressourcen (Personen, Maschinen, Material, Kosten) realisiert werden, um das Projekt termingerecht und innerhalb der geplanten Kosten zu realisieren.

Effektives Aufgabenmanagement erfordert die Verwaltung aller Aspekte einer Aufgabe, einschließlich Status, Priorität, Zeit, Personal- und Finanzzuweisungen, Wiederholung, Abhängigkeit, Benachrichtigungen usw. Dies ist vielleicht einfach, wenn Sie mit einer kleinen Gruppe an einem oder zwei kleinen Projekten arbeiten, aber wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten, ist es physisch unmöglich, alles zu überwachen und zu kontrollieren.

Mit einem guten Aufgabenmanagement-Tool können Sie den Status aller Projekte und aller Aufgaben in Echtzeit an einem Ort sehen und haben immer den genauesten Überblick über den Fortschritt Ihres Projekts.

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Resourcenmanagement

Ressourcen sind Personen, Ausrüstung, Ort, Geld oder alles andere, was Sie benötigen, um alle geplanten Aktivitäten durchzuführen. Jeder Aktivität in Ihrer Aktivitätsliste müssen Ressourcen zugewiesen sein.

Das Projektressourcenmanagement umfasst die Prozesse zur Identifizierung, Beschaffung und Verwaltung der Ressourcen, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind. Diese Prozesse tragen dazu bei, dass dem Projektmanager und dem Projektteam die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung stehen.

Wenn Sie mehrere Projekte verwalten, die gemeinsame Ressourcen verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Software die Projekte verwalten kann, indem sie einen zentralen Ressourcenpool freigibt. Jede anständige Project Management Software verfügt oft über Funktionen, die Projektmanagern helfen sollen, Ressourcenbedarf und Einschränkungen abzuschätzen und die beste Kombination von Aufgaben für das Projekt zu finden.

Risikomanagement

Selbst das sorgfältigste geplante Projekt kann in Schwierigkeiten geraten. Egal wie gut Sie planen, Ihr Projekt kann immer auf Probleme stoßen.

Es gibt fast immer einige unerwartete Ereignisse, wie beispielsweise das Ausscheiden von Projektteammitgliedern, plötzliche Änderungen der budgetierten Ressourcen, die Instabilität der Organisation, die Einführung neuerer Technologien oder etwas anderes. Beim Management von Projekten besteht immer die Notwendigkeit, verschiedene Risiken richtig zu identifizieren und diese Risiken zu managen.

Einige Risiken können verhindert werden; andere können nur gemildert werden. Mit einer guten Projektmanagement-Software können Sie Projektrisiken sehr schnell erkennen, analysieren und darauf reagieren.

Risikomanagement

Terminplanung

Der so genannte Projektzeitplan ist der Akt des Jonglierens mit Ressourcen, damit sie den Zeit- und Kostenanforderungen entsprechen. Der Projektzeitplan ist das Werkzeug, das kommuniziert, welche Arbeit ausgeführt werden muss, welche Ressourcen der Organisation die Arbeit ausführen und in welchem Zeitrahmen diese Arbeit ausgeführt werden muss.

Eine gute Projektmanagement-Software (Project Management Software) ermöglicht es Projektmanagern, Projektzeitpläne, Ressourcen, Budgets und projektbezogene Assets in Echtzeit zu verfolgen. Mit Hilfe dieser Funktion kann der Projektzeitplan von den mit dem Projekt verbundenen Teammitgliedern eingesehen und aktualisiert werden, sodass alle über den Gesamtprojektstatus informiert sind.

Berichterstattung

Um alle Beteiligten, einschließlich Teammitglieder, Kunden, Projektsponsoren, Funktionsmanager und Geschäftsleitung, angemessen zu informieren, muss Ihre Projektmanagement-Software die Möglichkeit haben, auf einfache Weise verschiedene Berichte zu erstellen, die den Status eines einzelnen Projekts oder den Zustand Ihres gesamten Projekts anzeigen Portfolio.

Berichte über alle Aufgaben, Kosten und Ressourcen eines Projekts sowie Berichte über Risiken, Probleme und Änderungen im Projekt sind am wichtigsten und wenn Sie dies mit der aktuellen Software, die Sie testen, nicht schaffen, lassen Sie es einfach und suche was anderes.

Worauf Sie besonders achten sollten

Preise

Natürlich haben Sie von Microsoft Project gehört, aber auch für seinen Preis. Wenn Microsoft Project perfekt für Sie und Ihr Team ist, Sie aber nicht dafür bezahlen können, suchen Sie nach kostenlosen und kostenpflichtigen alternativen Lösungen für MS Project. Viele auf dem Markt können dasselbe wie MS Project tun, kosten aber viel, viel weniger.

Achten Sie bei der Preisgestaltung darauf, wie viel Sie im Vergleich zu bezahlt bekommen. Die besten und bekanntesten sind immer eine gute Lösung, aber sie sind auch die teuersten. Mit wenig Zeit und Google finden Sie Software, die das gleiche oder sogar noch mehr für deutlich weniger Geld leistet.

Sie haben die Wahl zwischen monatlicher oder jährlicher Zahlung, pro Benutzer oder unbegrenzter Anzahl von Benutzern, Support oder kein Support… Wenn Sie nicht jeden Monat über die Zahlung nachdenken möchten, ist die beste und einfachste Lösung die Suche nach einer Option für die einmalige Zahlung und ewig Software ohne Einschränkungen lizenziert haben.

Sicherheit

Die meisten Projektmanagementlösungen werden in der Cloud gehostet, und das macht die Leckinformationen zu den größten Bedenken für Dritte. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Rollen des Benutzers im Projekt (System) definieren oder den Zugriff auf sensible Informationen einschränken können. Auch wenn Ihre Daten auf diese Weise nicht zu 100 % sicher sind, können Sie die Möglichkeit einer versehentlichen Weitergabe von Informationen Ihrer Mitarbeiter an Dritte minimieren.

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen sehr strenge Richtlinien zur Datenexponierung und -speicherung haben und die vollständige Kontrolle über Ihre Datensicherheit und Ihren Datenschutz haben möchten, suchen Sie nach Apps, die Ihnen die Möglichkeit geben, diese auf Ihrer Infrastruktur als Projektserver zu installieren (selbst gehostet, vor Ort). Aldo erfordert dies etwas mehr Arbeit, Sie haben die vollständige Kontrolle und den Datenschutz in Bezug auf Ihre Daten und können die Systemressourcen frei verwenden.

App

Heute, mit der Entwicklung des Internets und der Technologie, leben die Projektbeteiligten oft in verschiedenen Ländern. Auch im Bereich Projektmanagement gibt es keine klassische Arbeitszeit. Projektmanager und Mitglieder des Projektteams müssen heute zu jeder Tages- und Nachtzeit erreichbar sein. Deshalb ist es gut, dass Ihre Projektmanagement-Lösung für mobile Endgeräte optimiert ist. Die Projektmanagement-Apps für mobile Geräte bieten Ihnen die ultimative Möglichkeit, Ihr Unternehmen von überall und jederzeit zu verwalten. Mit den Anwendungen können Sie und Ihre Teammitglieder die Daten organisieren, Kommentare hinterlassen, Checklisten hinterlassen, Budgets, Erfolge und vieles mehr verfolgen, wo immer Sie sich gerade befinden.

Testen Sie die beste kostenlose software für projektmanagement

Jetzt, da Sie wissen, wie man gute ProjektManagement Software erkennt, probieren Sie einige davon aus. Die meisten von ihnen haben eine kostenlose Version, daher ist es am besten, eine kostenlose Projektmanagement-Software auszuprobieren. Obwohl sie im Allgemeinen recht begrenzt sind (Anzahl von Projekten und Benutzern, kurze Testphase), können Sie sehen, ob es die richtige Wahl für Sie und Ihr Team ist. Nehmen Sie sich Zeit für die Recherche und sehen Sie, was Ihren Bedürfnissen entspricht.

Beachten Sie, dass nicht alle Projektmanagement-Lösungen gleich sind. Einige sind perfekt für Entwickler und Designer, andere für Vermarkter oder Bauunternehmen und so weiter. Welches Tool für Sie das richtige ist, hängt ganz vom Workflow und Planungsmodell Ihres Teams oder Ihrer Abteilung ab.

Während Sie hier sind, sehen Sie sich unsere kostenlose Version von Kendo Manager an. Vielleicht finden Sie die beste kostenlose Projektmanagement-Software, die perfekt für Ihre Bedürfnisse ist.

Alle besten kostenlosen Projektmanagement-Softwareoptionen, um Ihr Team auf Kurs zu halten

Kendo ist mehr als nur die beste kostenlose Project Management Software – es ist die beste kostenlose Kollaborationsplattform für Ihr Unternehmen. In jeder Projektgruppe finden Sie alle Dateien zu diesem bestimmten Projekt, während alle Aufgaben in jedem Schritt des Prozesses an Arbeitskollegen zugewiesen oder delegiert werden können, mit einer Aufgabenliste, einem Kanban-Board und einer Gantt-Diagrammansichtsoption wenn Sie es vorziehen.

Sie können verfolgen, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für jede Aufgabe aufgewendet hat, wobei Aufgabenzähler verfügbar sind, um den Überblick zu behalten. Sie können eine einfache Kostenverfolgung durchführen, indem Sie die tatsächlichen und geplanten Kosten für Vorgänge, Ressourcen, Zuordnungen und das Projekt anzeigen.

Projekte können auch online geteilt werden, sodass Kunden und Personen außerhalb der Organisation den Fortschritt verfolgen und ebenfalls Beiträge leisten können.

Alle besten kostenlosen Projektmanagement-Softwareoptionen

Unsere beste Projektmanagement-Software ist kostenlos für 1 aktives Projekt und 2 aktive Teammitglieder. Wenn Sie ein größeres Team und mehr Projekte haben, können Sie ganz einfach unsere Lizenz kaufen und Kendo Manager für mehrere Projekt- und Teammitglieder freischalten.

Was können Sie mit Projektmanagement-Software Kendo-Manager tun?

Kendo Manager ist eine kostengünstige und einfach zu bedienende, flexible, vollständige und einfache Projektmanagement-Softwarelösung auf Unternehmensebene ohne zusätzliche Kosten für zusätzliche Plugins.

Unsere Projektmanagement-Software eignet sich für alle Arten von Projekten, unabhängig von Teamgröße oder Projektkomplexität und erfordert keine teure Schulung der Mitarbeiter

Kendo Manager-Funktionen

  • Portfolio-Projektmanagement
  • Traditionelles Projektmanagement oder agiles Projektmanagement
  • Zusammenarbeit
  • Budget und Ausgaben
  • Aufgabenmanagement
  • Ressourceneinteilung
  • Gantt-Diagramm
  • Aufgabenabhängigkeiten
  • Kritischer Pfad
  • Kanban-Ansicht
  • Datei- und Dokumentenverwaltung
  • Zeiteinteilung
  • Fehlersuche
  • Änderungsmanagement
  • Risikomanagement
  • Verfolgung und Überwachung
  • Berichterstellung (Erweiterte Berichte)
  • Selbst gehostet
  • Benachrichtigungen
  • Anpassung
  • Mehrsprachig
  • Rollen und Berechtigungen
  • GPDR-fähig

 

Jetzt recherchieren Sie etwas mehr und finden Sie weitere Projektmanagement-Apps, die all dies können und weniger kosten. Viel Glück

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