3. Projekt erstellen

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Um das neue Projekt zu erstellen, wählen Sie das Menü Projekt und klicken Sie auf den Eintrag Neuer Projekt.

 

Füllen Sie die Registerkarte Grundinformationen und klicken Sie auf Speichern, um das neue Projekt zu erstellen.

Hinweis: Nach Abschluss des Projekts markieren Sie die Option Archiviert. Dann werden alle zugewiesenen Prozesse, die sich auf das Projekt beziehen, nicht im Instrumententafel angezeigt. Wenn das Projekt erneut aktiviert wird, werden alle Elemente auf dem Instrumententafel erneut angezeigt. Projektmanager, der für die Projektrealisierung autorisiert ist, archiviert das Projekt.

 

Nachdem Sie auf der linken Siete ein neues Projekt erstellt haben, erhalten Sie das Menü Projekt mit zusätzlichen Optionen und das Hauptmenü mit den Projektoptionen (Instrumententafel, Aktivitäten, Meilensteine, Kosten, Probleme, Risiken, Änderungen, Verwendete zeit, Dateien und Projekt Einstellungen).

 

3.1. Projektinstrumententafel

Das Projektinstrumententafel gibt uns einen schnellen überblick über die aktuelle Projektphase. Das Instrumententafel der Projekts zeigt alle im Projekt realisierten Prozesse. Die Prozesse sind nach Prioritäten sortiert ,wo Kosten, Zeit und Projektstatus werden grafisch dargestellt.

Hinweis: Wenn Sie innerhalb der Felder auf Listen nach Prioritäten klicken (Aktivitäten, Probleme, Änderungen, Risiken, Meilensteine), können Sie die Liste durchsuchen oder Prozesse innerhalb des ausgewählten Projekst sortieren.

 

3.2.Projekteinstellungen

Fals Sie bestimmte Optionen im Projektmenü auf der linken Siete nicht benötigen, klicken Sie auf die Option Projekt Einstellungen, um sie aus dem Projekt zu entfernen. Markieren Sie das Kontrolkästchen, das im Projekt sichtbar sein soll und klicken Sie auf Speichern

 

3.3.Projektteam

Der nächste Schritt ist die Erstellung eines Projektteams. Klicken Sie auf die Karte Projektteam.

Nachdem Sie ein Projekt erstellt haben, werden Sie automatisch zum Projekt als Projektmanager hinzugefügt und der Projektmanager für die grundlegende Systemrolle wird Ihnen zugewiesen und gibt Ihnen im Voraus vordefinierte Rechte über das Projekt.

Hinweis: Der Projektmanager kann beliebige Elemente oder Prozesse im Projekt erstellen, um die Änderungen vorzunehmen und die Elemente im Projekt zu löschen.

Wenn das Projekt aus bestimmten Gründen mehr Projektmanager hat oder der eigentliche Projektmanager ausgetauscht werden muss, mussen Sie zuvor erst einen Benutzer erstellen in der Anwendung (Art.1. Benutzers Erstellen) und dann weisen Sie ihm die Rolle Projektmanger zu.

Hinweis: Diese Anwendung definiert bis zu 6 Benutzern im Projekt mit der zugewiesenen Funktion Projektmanager.

 

3.3.1. Erstellen eines Projektteams – Definieren von Mitgliedern und ihrer Rolle / Funktion im Projekt

Klicken Sie auf den Tab Projektteam.

Wählen Sie im Feld Wähle die Teammitglieder die Person aus, die Sie dem Team hinzufügen möchten. Es genügt, nur einen Buchstaben in das Feld einzugeben, und der zuvor erstellten Benutzer wird angezeigt.

Wählen Sie den Benutzer oder  die Benutzer und klicken Sie in das Feld Projektrolle und weisen Sie der Rolle Teammitglied zu, das ihnen bestimmte vordefinierte Rechte für das Projekt anbietet.

Hinweis: Teammitglieder können die Aufgaben im Projekt abhängig von den Berechtigungen ausführen, die durch die zugewiesene Rolle definiert sind.

 

Es gibt fünf vordefinierte Projektrollen in Kendo manager:

• Der Projektmanager – hat die vollen Rechte über das Projekt und alle Prozesse innerhalb des Projekts. Er kann alle Projektprozesse erstellen, ändern und löschen (Aktivitäten, Ressourcen, Probleme, Änderungen, Risiken, Dokumente, Kosten und benötigte Zeit, die Kommentare zu posten …)
• Teammitglied – die am häufigsten zugewiesene Rolle für Benutzer. Teammitglieder können den Inhalt eines Projekts durchsuchen, seine Kommentare hinzufügen oder löschen, um Dokumente in Projektprozesse hochzuladen.

 

Hinwies: Benutzer, definiert als Teammitglied kann seine Kommentare hinzufügen und löschen sowie Dokumente hochladen.

Er kann andere Registerkarten (Grunddaten, Teammitglieder und Ressourcen) sehen, aber er kann den vom Projektmanager eingestellten Inhalt nicht ändern oder löschen.

• Projektvorschau – zugewiesen für Personen, die nicht direkt an der Projektrealisierung beteiligt sind (z. B. Kunde, Direktor, Bürgermeister der Gemeinde …). Die Person kann den Inhalt sehen, aber nicht ändern oder löschen.
• Teamleiter – hat dieselbe Funktion wie der Projektmanager, mit der Ausnahme, dass die Elemente im linken Projektmenü geändert werden können. Teamleiter kann alle Projektprozesse erstellen, ändern und löschen (Aktivitätem, Ressourcen, Probleme, Änderungen, Risiken, Dokumente, Kosten und Kommentare)

Teamleiter wird normalerweise in größeren Projekten angewendet, und diese Funktion wird einer Person zugewiesen, die den Teil der Aufgaben in der Domäne des Projektmanagers oder stellvertretenden Projektmanagers ausführt.

• Softwaretester – wird bei Softwareprojekten verwendet. Diese Rolle wird Personen zugewiesen, die die Genauigkeit der Anwendung im Softwareentwicklungsprozess testen.

Softwaretester hat die gleichen Rechte wie Teammitglied und kann auch ein Problem (Bug) erstellen und es der Person (am häufigsten dem Programmierer) zur Korrektur zuweisen.

 

3.4. Budget des Projekts – im Grundmenü definieren wir den Punkt Budget. Die folgenden Felder im Formular sollten ausgefüllt werden:

• Institution oder Organisation: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Organisation, Institution und Firma, die das Projekt finanziert hat
• Geben Sie den Projektwert in das Feld Betrag ein
• Feld Berechneter Betrag und Berechnete Währung – dient für den Fall, dass das Projekt aus ausländischen Quellen finanziert wird (z. B. Fonds in USD, die Basiswährung ist BAM).
• Klicken Sie auf Speichern
• Hinwies:
• Wenn das Projekt mit Mitteln in Basiswährung (Inlandswährung) finanziert wird, geben Sie im Feld Berechneter Betrag identische Summe ein und wählen Sie dieselbe Währung wie in der Basiswährung (Bild 2)
• Klicken Sie auf +, wenn Sie eine neue Institution oder Organisation hinzufügen möchten. Die Daten werden für die weitere Verwendung gespeichert.

Bild 2. Erstellen einer budgetkonvertierten Summe

 

3.5. Kalender – Der Projektkalender ist eine visuelle Übersicht über die Projektaufgaben auf täglicher, wöchentlicher, monatlicher oder jährlicher Ebene.

 

3.6. Projektstandort – Definieren Sie den geografischen Standort, an dem das Projekt implementiert wird

Hinweis:

• Es ist notwendig, zuvor den Projektstandort zu erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche +, wenn Sie einen neuen Projektstandort hinzufügen möchten. Der Projektort wird zum ersten Mal eingefügt. Die Daten werden für die weitere Verwendung gespeichert.

 

3.7. Projekteigentümer – Definiert den Projekteigentümer und wer hat das Projekt initiiert (Firmentitel, Organisationstitel, Abteilungstitel …). Füllen Sie die Daten aus und klicken Sie auf den Button Speichern.

Hinweis:

• Der Artikel Projekteigentümer muss zuvor erstellt werden. Klicken Sie auf +, wenn Sie einen neuen Projekteigentümer hinzufügen möchten. Der Projekteigentümer wird zum ersten Mal eingefügt. Die Daten werden für die weitere Verwendung gespeichert.

 

3.8. Projektzielbenutzer– mit Hilfe dieser Option definieren wir, wer die Zielbenutzer des Projekts sind und welche Zeilbenutzer von dem Projekt profitieren (Beispiel: Unterstützung der Roma durch Erhöhung der Energieeffizienz von Roma-Siedlungen). Geben Sie die Daten ein und klicken Sie auf Speichern.

Hinweis:

• Der Punkt Projektzielbenutzer muss zuvor erstellt werden. Klicken Sie auf +, wenn Sie einen neuen Projektzielbenutzer hinzufügen möchten. Projektzielbenutzer werden zum ersten Mal eingefügt. Diese Daten werden zur weiteren Verwendung gespeichert.

 

3.9. Demografische Daten – Mit Hilfe dieser Option, wenn es notwendig ist, definieren wir das Geschlecht des Projekts, nämlich die demografische Struktur der Projektzielnutzer. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf Speichern.

 

3.10. Unterlagen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen, um das Dokument zum Hochladen auszuwählen
• Geben Sie die Beschreibung des Dokuments ein und klicken Sie auf Speichern

Option unterlagen dient dazu, die Projektdokumentation und projektbezogene Dateien hochzuladen. Somit stehen alle Dokumente dem Projektteam an einem Ort und zu jeder Zeit zur Verfügung.

 

3.11. Logische matrix

Die Option „Logische matrix“ ist ein Hilfsinstrument, das bei der Verwaltung eines EU-finanzierten Projekts verwendet wird. Klicken Sie im linken Projektmenü auf die Registerkarte Logische matrix. Füllen Sie das Formular der Matrix aus und klicken Sie auf Speichern.

 

3.12. Neuanordnen von Aktivitäten

Jede Aktivität nach der Erstellung in der Anwendung wird automatisch als 1,2,3,4 nummeriert …

Wenn Sie die Reihenfolge der Aufgaben ändern müssen, klicken Sie auf den Tab Neuanordnen von Aktivitäten.

Ziehen Sie die gewünschte Aufgabe und klicken Sie, um die neue Reihenfolge zu speichern (Bilder 2 und 3).