Kanban im Projektmanagement
Kanban Definition
Kanban ist ein japanisches Wort und obwohl es wörtlich als Plakatwand oder Schild übersetzt wird, bedeutet es „visuelles Zeichen“ oder „Karte“. Kanban ist eine Workflow Projektmanagement Methode, mit der Sie Ihre Arbeit einfach visualisieren, die Effizienz maximieren und agil sein können. Kanban wurde erstmals in den 1940er Jahren vom Toyota Production System und Lean Manufacturing eingesetzt. Ingenieur Taiichi Ohno bemerkte einige Dinge in einer Arbeit eines Supermarkts und erkannte, wie man sie verwendet, um den Konstruktionsprozess von Toyota zu verbessern. Er sah, dass Supermärkte, wenn sie Regale lagern, gerade genug Produkte auf Lager haben, um die Nachfrage zu befriedigen. Auf diese Weise optimierten sie den Fluss zwischen Supermarkt und Kunde. Wenn sich im Regal ein leerer Raum befand (ein visueller Hinweis), wurde das Produkt wieder aufgefüllt. Auf diese Weise passte der Lagerbestand zum Verbrauch und der Supermarkt verbesserte die Effizienz bei der Lagerverwaltung.
Toyota verwendete im Werk die gleichen Methoden. Wenn einige der Teams zusätzliche Kapazität erhalten und bereit sind, mehr Material zu ziehen, erstellen sie eine Karte (Kanban), um andere darüber zu informieren. Aus diesem Grund wird Kanban manchmal als „Pull-System“ bezeichnet, da alle Anfragen nach Teilen aus der Bestellung gezogen wurden.
Dieselben Methoden werden heute von Projektmanagern in fast allen Bereichen sowie von Softwareteams und in IT-Projekten verwendet.
Wie Kanban funktioniert
In der Vergangenheit war dieses Werkzeug eine physische Tafel mit Karten, Magneten oder Haftnotizen auf einem Whiteboard, um Arbeitselemente darzustellen. Heutzutage haben immer mehr Projektmanagement-Software Kanban-Boards als Teil ihres Produkts.
Ob physisch oder digital, die Kanban-Platine besteht aus verschiedenen Spalten. Dies bedeutet, dass Boards drei Spalten haben: zu erledigen, in Bearbeitung und erledigt.
Kanban-Karten stellen die Arbeit dar und jede Karte wird auf das Brett in der Spur gelegt, die den aktuellen Status darüber angibt, wie viel in Bezug auf diese Arbeit getan wird. Auf diese Weise haben Sie mit Karten den Status auf einen Blick. Bei Verwendung unterschiedlicher Farbkarten können auch unterschiedliche Details eingefügt werden. Beispielsweise könnten rote Karten ein Merkmal darstellen und gelbe Karten eine Aufgabe darstellen.
Bei ordnungsgemäßer Erstellung und Verwaltung dient es als Echtzeit-Informationsspeicher. Außerdem werden Engpässe im System und alles andere hervorgehoben, was die Arbeit am Projekt beeinträchtigen und beeinträchtigen könnte.
Kanban – Alle Vorteile für agiles Projektmanagement!
Wenn Sie Agile implementieren und Ordnung in chaotische Arbeitsprozesse bringen möchten, bietet Ihnen Kanbans visuelle Natur einen einzigartigen Vorteil. Dies liegt daran, dass das Kanban-Board leicht zu erlernen und zu verstehen ist, den Arbeitsfluss verbessert und die Zykluszeit minimiert.
Hauptvorteile von Kanban im projektmanagement sind:
- Hohe Flexibilität: Kanban ist ein flexibles und flüssiges Modell, das den aktuellen Status Ihrer Organisation berücksichtigt und keine revolutionären Änderungen erfordert. Die Prioritäten werden neu bewertet, sobald neue Informationen kommen und wenn Sie einen Blick auf den grundlegenden Prinzipien Kanban nehmen werden Sie leicht verstehen, dass es von jedem Team in Ihrer Organisation verwendet werden kann.
- Engpässe Reveal: Kanban deckt die Engpässe in Ihrem Workflow auf, reduziert Abfall und stellt sicher, dass die Teams keine Zeit damit verbringen, nicht benötigte oder falsche Arbeiten auszuführen. Wenn das Kanban-Brett mit Karten gefüllt ist, können Sie sehen, dass einige Spalten mit Aufgaben überfüllt sind. Auf diese Weise können Sie Engpässe in Ihrem Workflow erkennen und ordnungsgemäß handeln.
- Einfach zu verstehen: Das Team muss nicht eine völlig neue Methode lernen, weil Kanban ist wirklich einfach zu erlernen und auf anderen Systemen vorhanden leicht implementiert werden kann.
- Gibt den Fokus: Einer der Hauptvorteile von Kanban besteht darin, dass sich die Teams auf ihre aktuellen Aufgaben konzentrieren müssen, bis sie erledigt sind. Mit Kanban ist es auch einfach, auf die sich ständig ändernden Kundenanforderungen zu reagieren. Es gibt Teams die Möglichkeit, Prioritäten zu ändern, sich neu zu organisieren oder den Fokus sehr schnell zu wechseln.
- Minimiert die Zykluszeit: Die Zykluszeit ist die Zeit, die die Arbeit benötigt, um den Workflow des Teams zu durchlaufen. In Kanban-Projekten, in denen die Kanban-Boards einen zentralen Informationsknotenpunkt darstellen, sind alle Aufgaben klar sichtbar und können nicht verloren gehen, was die Transparenz verbessert. Jedes Teammitglied kann den Status jedes Projekts oder jeder Aufgabe schnell aktualisieren, und das gesamte Team trägt dazu bei, dass die Arbeit schnell und erfolgreich durch den Prozess verläuft, wodurch die Zusammenarbeit maximal wird.
Nachteile von Kanban
Die meisten mit Kanban verbundenen Nachteile sind auf den Missbrauch oder die falsche Handhabung des Kanban-Boards zurückzuführen. Veraltetes oder zu kompliziertes Board kann viele Fehler und Verwirrung stiften.
Dies sind Fehler bei der Arbeit mit Kanban:
- Veraltetes Board: Das Kanban-Board muss auf dem neuesten Stand sein, sonst arbeitet das Team mit ungenauen Informationen. Wenn die Arbeit aufgrund eines veralteten Boards abgeschlossen ist, ist es wirklich schwierig, die Dinge wieder in Gang zu bringen.
- Über kompliziertes Board: Es ist sehr wichtig, dass das Kanban-Board klar und gut lesbar bleibt. Einige Teammitglieder lernen möglicherweise „neue Tricks“, die sie auf ihr Board anwenden können, aber das Hinzufügen solcher Dinge zum Kanban-Board macht die wichtigen Informationen nur weniger sichtbar.
- Mangelnde Zeitrahmen: Die Spalten auf der Kanban-Tafel sind nur nach Phase markiert (zu erledigen, in Bearbeitung, vollständig). Damit jeder Phase keine Zeitrahmen verknüpft sind und Sie wirklich nicht wissen, wie lange die Phase dauern könnte, ist eine häufige Beschwerde über Kanban, dass Sie nicht wissen, wann die Dinge erledigt werden.
