Vom Projekt zum Projektmanagement

Was ist ein Projekt

Ein Projekt ist definiert als eine Reihe verwandter Aktivitäten, die mit dem Ziel ausgeführt werden, ein Produkt oder eine Dienstleistung innerhalb eines klar definierten Ressourcenrahmens und mit einer bestimmten Qualität zu schaffen. Je nach Größe können Projekte von einer Abteilung einer Organisation bis zu mehreren miteinander verbundenen Partnern reichen, die von einer bis zu Tausenden von Personen arbeiten.

Die Dauer hängt von der Komplexität des einzelnen Projekts ab und kann mehrere Tage bis mehrere Jahre dauern. Die Projektstruktur umfasst Projektrollen, Verantwortlichkeiten und Autoritätsebenen sowie Grenzen, die definiert und allen Projektbeteiligten mitgeteilt werden müssen. Je nach Art des Projekts erkennen wir zwei Projektorganisationen: temporär und permanent.

Temporäre Projektorganisation

 

Temporäre Projektorganisation ist charakteristisch für einmalige Projekte, die für einen einzigen Zweck implementiert werden, und wird mit der primären Organisationsstruktur für die Implementierung sich kontinuierlich wiederholender Prozesse des Unternehmens kombiniert. Diese Kombination hat begrenzte zeitliche Ressourcen und funktioniert nicht mehr, nachdem die gesetzten Ziele erreicht wurden.

Permanente Projektorganisation

 

Eine permanente Projektorganisation wird für die kontinuierliche Verwaltung von Multiprojektprozessen innerhalb des Unternehmens verwendet. In diesem Fall werden mehrere Projektorganisationen kombiniert, die aus mehreren Arten von Organisationsstrukturen bestehen. Unabhängig von der Art der Projektorganisation muss jedes Projekt in seiner Entwicklung von der Idee bis zum fertigen Produkt oder der Dienstleistung bestimmte Phasen durchlaufen.

In der Anfangsphase umfasst das Projekt Aufgaben wie die Formulierung einer Vision und Strategie, die Definition von Zielen, die Planung und Bewertung von Kosten usw. Danach gehen wir zur Implementierungsphase über und führen geplante Aktivitäten wie die Zusammenstellung eines Projektteams und die Organisation aus Arbeit, Kontrolle und Management sowie Problemlösung. In der letzten Phase, die auch die letzte Phase des Projekts ist, wird der Erfolg der durchgeführten Arbeiten gemeldet, die Umsetzung durchgeführt und das Gelernte für die Anwendung in zukünftigen Projekten bereitgestellt. Der Erfolg des Projekts hängt von der Qualitätsführung und -überwachung bei der Umsetzung all dieser Phasen ab.

Was ist Projektmanagement?

 

Mit der Entwicklung von Technologie und Software bestand die Notwendigkeit, die Arbeit in Teams zu organisieren, Prozesse zu planen und Formulare zu entwickeln, um die Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen zu erleichtern. Projektmanagement ist ein Prozess, der dazu beiträgt, ein Projekt von optimaler Qualität pünktlich und im Rahmen des Budgets zu liefern. Die Organisation des Projektkurses schafft eine Grundlage für die Ermittlung von Bedürfnissen, die Zuweisung von Rollen, Befugnissen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen innerhalb des Projektteams. Eine gute Aufteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten ermöglicht eine qualitativ hochwertige Überwachung und Kontrolle der Leistung. Das Projektmanagement umfasst Aktivitäten zur Planung, Organisation und Verwaltung von personellen und materiellen Ressourcen für die erfolgreiche Umsetzung festgelegter Ziele.

Die Grundelemente des Projektmanagements sind:

• Umfang,
• Ressourcen,
• Zeit und Geld.

Alle diese Elemente sind miteinander verbunden. Damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, müssen sie wissen, wie sie effektiv verwaltet werden können.

Umfang des Projekts

Der Umfang wird als das wichtigste Element innerhalb eines Projekts angesehen. Dieses Element bezieht sich auf die Erfüllung des Projektzwecks unter Berücksichtigung des Gesamtbudgets, das geplant ist, um die Ziele innerhalb des jeweiligen Projekts effektiv zu erreichen. Nur wenn der Umfang klar definiert ist, können Ressourcen effizient verwaltet werden.

Ressourcen Management

Das Ressourcenmanagement umfasst das Management von Personen, Geräten und Materialien. Es ist notwendig, eine ausreichende Anzahl geeigneter Personen zum richtigen Zeitpunkt und mit den erforderlichen Fähigkeiten auszuwählen, die die Aufgaben erledigen. Die Teammitglieder müssen Anweisungen erhalten, was, wie und wann zu tun ist, sowie die richtige Ausrüstung, mit der sie ihre Aufgaben erledigen können.

Zeitmanagement

Der Erfolg des Projekts hängt weitgehend von der richtigen Zeitverteilung ab. Um einen effektiven Zeitplan zu erstellen, müssen Sie wissen, was Aufgaben sind, wie sie erfolgreich ausgeführt werden, wie viel Zeit für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe benötigt wird und welche Ressourcen benötigt werden.

Kostenmanagement

 

Die Kosten müssen gemäß dem vorbereiteten Projektbudget verwaltet werden. Die Kosten werden in erwartete, variable und tatsächliche Kosten unterteilt. Jede Aufgabe, die in einem Projekt erscheint, hat ihren Preis. Bevor mit der Arbeit an einem Projekt begonnen wird, müssen alle Kosten geschätzt und dann addiert werden. Zu den geschätzten Kosten werden häufig Zuschläge hinzugefügt, die verwendet werden, wenn die tatsächlichen Kosten die geschätzten Kosten überschreiten.

Projektmanagementphasen

Während des Lebenszyklus gibt Buble an, dass das Projekt 5 Managementphasen durchläuft.

Vom Ursprung der Idee bis zur Realisierung wechseln sich die folgenden Phasen ab: Start, Planung, Umsetzung, Überwachung und Kontrolle sowie Abschluss des Projekts.

Ein Projekt starten

Während der Startphase wird entschieden, das Projekt anzunehmen oder abzulehnen. Um diese Entscheidung zu treffen, müssen die Ziele festgelegt, die erforderlichen Ressourcen (Personen, Ausrüstung, Materialien) geplant, das mögliche Risiko bewertet und die Arbeit am Projekt analysiert werden. In der ersten Phase werden alle Projektaktivitäten, -strukturen und -aufgaben geplant und Kosten und Ressourcen innerhalb der festgelegten Fristen und des festgelegten Budgets vorgesehen.

Projektabwicklung

 

Die Implementierungsphase umfasst die folgenden Aktivitäten: Ressourcenmanagement, Kosten, Qualität, Kommunikationsmanagement und Risikomanagement. Daher ist es notwendig, alle definierten Ziele mit den niedrigsten Kosten und der kürzesten Zeit zu erreichen.

Projektüberwachung und -kontrolle

 

Die Messung des Projekts und seines Fortschritts erfolgt in der Phase der Überwachung und Kontrolle. In dieser Phase sollen Abweichungen vom vorgegebenen Plan überwacht und möglicherweise zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Die letzte Phase des Projekts ist der Abschluss, wenn alle Projektaktivitäten abgeschlossen sind und das fertige Produkt geliefert wird. In der letzten Phase wird auch eine Bewertung und Fertigstellung durchgeführt. Aus dem Obigen geht hervor, wie der Projektplan während des gesamten Lebenszyklus aufeinanderfolgende Wiederholungen verschiedener Lösungen durchläuft. Daher wird der Plan ständig verbessert und detaillierter und genauer.

Projektteam

 

Um die Bedürfnisse von Kunden, Lieferanten, Benutzern und allen anderen Teammitgliedern zu erfüllen, sind ein gutes Management und eine gute Führung erforderlich. Angesichts der Vielzahl von Projekten, die in Geschäftssystemen auf der ganzen Welt entstehen und umgesetzt werden, müssen Mitarbeiter geschult werden, die sich ausschließlich mit der Planung und Koordination aller Aktivitäten innerhalb des Projekts befassen. Die Person, die für das Projektmanagement verantwortlich ist, Pläne erstellt, kontrolliert, Aktivitäten erstellt, Berichte erstellt und Schlussfolgerungen zieht, wird als Projektmanager bezeichnet.

Projektmanager

 

Der Projektmanager hat die Hauptrolle bei der Umsetzung des Projekts und die Verantwortung für die Koordination und Integration der Aktivitäten. Er muss über gute Kenntnisse im Umgang mit verschiedenen Werkzeugen und Techniken sowie über Kenntnisse über Organisationsstrukturen und zwischenmenschliche Beziehungen verfügen. Obwohl die Projektorganisation aufgabenorientiert ist, kann sie nicht getrennt von der traditionellen Struktur der Organisation existieren.

Der Projektmanager muss die Beziehungen verwalten:

• innerhalb des Projektteams,
• zwischen dem Projektteam und der funktionalen Organisation,
• zwischen dem Projektteam und der Geschäftsleitung und
• zwischen dem Projektteam und dem Kunden.

Der Projektmanager ist die Person, die das Team leitet und mit seinem Wissen und Können erfolgreich Aktivitäten organisiert, um die gesetzten Ziele in kürzester Zeit mit den niedrigsten Kosten und der erwarteten Qualität zu erreichen. Die richtige Führung ermöglicht eine qualitativ hochwertige Koordination der Teilnehmer innerhalb des Prozesses und minimiert die Möglichkeit von Fehlern.

Stakeholders

 

Alle Teilnehmer an der Entwicklung des Projekts werden als „Stakeholder“ bezeichnet. Dies umfasst alle Entitäten innerhalb und außerhalb der Organisation. Stakeholder können sein:

• Sponsoren,
• Teams, die an der Produkt- oder Serviceentwicklung arbeiten,
• andere Mitarbeiter,
• Kunden,
• Benutzer,
• Lieferanten usw.

Die Qualität des Projekts hängt weitgehend von den Humanressourcen ab. Der Projektmanager muss die Qualitäten und Fähigkeiten jedes Mitglieds im Projektteam sowie die möglichen Mängel gut erkennen. Folglich sind Stakeholder alle Personen, die in irgendeiner Weise an einem Projekt teilnehmen, von demselben Projekt betroffen sind und deren Beitrag sich direkt auf das Projektergebnis selbst auswirken kann.

 

Projektmanagement Methodiken

 

Die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs wird direkt durch die Auswahl der geeigneten Projektmanagementmethode beeinflusst. Durch Auswahl und Anwendung der geeigneten Projektmethodik wird sichergestellt, dass klare Ziele definiert, die erforderlichen Ressourcen identifiziert, ein ausreichendes Qualitätsniveau erreicht und die Projektleistung verbessert wird.

In verwalteten Projekten gibt es zahlreiche Definitionen der Methodik. Kurz gesagt, Projektmethodik kann definiert werden als die Anwendung von Wissen, Praktiken, Werkzeugen und Techniken, mit denen definierte Ziele innerhalb eines bestimmten Zeit- und Finanzrahmens mit hoher Qualität erreicht werden. Es umfasst Ansätze für das Projektmanagement durch Implementierung von Verfahren, Regeln und Vorschriften sowie Möglichkeiten zur Definition der Risiken und Chancen, die sich während des Projekts ergeben. Es gibt keine einzige generische Methodik, die universell auf Projekte in allen Sektoren angewendet werden kann. Es ist die Pflicht des Projektmanagers, die Bedürfnisse zu identifizieren und die Methodik auszuwählen und anzupassen, die am besten zur Art des Projekts passt.

Methodik Komponenten:

 

. ● Projektmanagementprozesse wie Initiieren, Planen, Ausführen und Überwachen des Projektfortschritts;

• Auswahl von Werkzeugen und Techniken zur Übertragung der Lieferung zur Zufriedenheit aller Teilnehmer;
• eine Reihe geeigneter Projektmanagementpraktiken und -werte,
• Liste der Terminologie als gemeinsame Sprache zur Verwendung in der Projektumgebung

 

Projektmanagement-Tools

 

Um ein erfolgreiches Projekt zu realisieren, benötigen wir eine geeignete Projektmanagementsoftware wie einen Kendo-Manager.

Die Notwendigkeit, die Wahrscheinlichkeit eines Projektabschlusses innerhalb kürzester Zeit, von höchster Qualität und mit den niedrigsten Kosten zu erhöhen und gleichzeitig mögliche Risiken auszuschließen, hat zur Entwicklung einer Reihe von Tools geführt, die heute beim Projektmanagement helfen. Informationstechnologie und Tools, die heute für die Projektplanung und -umsetzung verwendet werden, spielen eine wichtige Rolle bei der Beherrschung aller notwendigen Prozesse, um ein erfolgreiches Projekt zu erreichen.

Zunehmend komplexe und dynamische Projekte erfordern ein hohes Maß an Teamproduktivität und Produktqualität, das ohne das richtige Projektmanagement-Tool nur schwer zu erreichen ist.

Der Projektmanager muss kontinuierlich alles überwachen, was mit dem Projekt passiert. Ein effektiver Einsatz des Projektmanagements für das Unternehmen bedeutet, das Projekt pünktlich und innerhalb des geplanten Budgets mit hoher Qualität abzuschließen. Projektmanager, Teamleiter und andere Teilnehmer an der Produktentwicklung erhalten eine breite Palette verschiedener Tools zur Auswahl.

Von solchen, die sich nur auf bestimmte Phasen des Lebenszyklus spezialisiert haben, bis hin zu Tools, die während des gesamten Projektentwicklungsprozesses verwendet werden können. Die meisten dieser Tools decken normalerweise verschiedene Bereiche des Projektmanagements ab. Neben Tools, die ausschließlich für das Projektmanagement oder das Ressourcenmanagement entwickelt wurden, ist es wichtig, hier Tools aufzunehmen, die die virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmern bei der Arbeit an einem Projekt erleichtern. Zum Beispiel Slack, Rocket Chat, Skype for Business und dergleichen.

Heute sind neben Software für die Installation auf einem Computer auch Cloud-Lösungen verfügbar. Und Projektmanager können aus einer Reihe von Lösungen wählen, von kostenlosen bis hin zu Tools, die mehr als ein paar tausend Dollar kosten.